The Learning Lab ist das führende Bildungszentrum für Vorschul-, Grundschul-, Sekundarschul- und Junior College-Schüler in ganz Singapur. Für den Betrieb seiner regionalen Bildungszentren nutzte es eine Reihe unzusammenhängender, maßgeschneiderter Pakete für die Rechnungsstellung, die Anwesenheitspflicht, die Kundenverwaltung und ein altes Buchhaltungspaket.
Die Führungskräfte wussten, dass eine Aktualisierung notwendig war, um zu wachsen und sich darauf zu konzentrieren, ihren Kunden die besten Lernlösungen zu bieten. In dem Bestreben, das Bildungszentrum der Wahl in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu sein und eine moderne, datengesteuerte finanzielle Grundlage zu schaffen, setzte The Learning Lab ein Enterprise Resources Planning (ERP) System ein, das für die von Constructor gelieferte Bildung entwickelt wurde.
- Connected disparate business applications into one integrated system, streamlining the entire operation
- Eliminated multiple data entries including claims submissions, reducing resources needed to operate the organization
- Increased collaboration among siloed teams, improving communication and enabling greater customer satisfaction
- Obtained deeper access to revenue and financial data, enhancing decision-making and financial governance
- Improved inventory visibility with the intercompany module, increasing accuracy and the ability to locate products instantly across its regional centers
- Acquired a modern business platform for future growth with the ability to add new functionality and integrated third-party solutions
The Learning Lab is a privately-owned educational enrichment organization based in Singapore that is committed to bringing out the best in every student. It reaches over 12,000 students teaching English, Mathematics and Science disciplines, empowering students to think beyond the confines of the classroom. For years, the company relied on an outdated version of Microsoft Dynamics for general ledger financials and fixed assets, a custom-made billing system that lacked internal controls, a CRM, and other software to handle its billing, attendance and class scheduling.
The company was using very outdated accounting software for basic book-keeping,” says Ying-Jian Chan, ex-CFO. “Our finance team realized this was not sustainable given our volume and growth and set out to replace it with a financial solution with robust financial management for cash management, expense claims and procurement.”
Because the old system was rudimentary and was not connected to the company’s CRM, the financial team didn’t receive a lot of customer data with an order. For example, they could not access insightful information such us knowing which lesson a parent purchased, when the session would start, or which subject a student selected. They also didn’t know which center the student would attend, making proper revenue allocations nearly impossible.
Only a few of The Learning Lab’s approximately 500 employees had access to the financial system, leaving a data entry team of two to input expense reports and other financial information into the system. This tedious task included entering the same transactional information into different applications resulting in slower processes and unnecessary manual labor.
The system was not designed to pull the session information into the invoice,” says Shirley Lim, The Learning Lab’s Director of Finance at the time. In addition, “There was no ability to set (access) controls, so we couldn’t provide very many team members access to information they might need to do their jobs. The billing application didn’t have an AR schedule, and we had a lot of validation and reconciliation issues,” she said.
Ms. Lim had previous experience using ERPs from SAP and Oracle and started the search for a cloud-based ERP not only with strong financials but the ability to easily integrate with other applications. Furthermore, they needed a solution designed for education institutions, a flexible system that understood and adapted to the need to keep up with and track the thousands of students taking one or two of the 2,000 classes offered a week. In short, The Learning Lad needed an ERP built for education offering a software that offered minimum expensive for customization.
"We needed something affordable and flexible. We didn’t want to feel locked into just one solution but be able to connect best-of-breed software for the different functions we needed,” Shirley Lim stated. The Learning Lab wanted an out-of-the-box solution for financials that was easy to use and could be accessed from any of their regional centers, enabling them to focus on their education offerings for their customers.
Beraten von führenden Bildungsexperten, liefert Constructor praktische Lernerfahrungen und reale Ergebnisse, was zu einem kontinuierlichen und einfach zu implementierenden Strom von relevanten Schulungswerkzeugen und Live-Inhalten für Kunden weltweit führt.
Die Führungskräfte des Unternehmens sprachen mit mehreren Lösungsanbietern über mögliche ERP-Lösungen, untersuchten die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter und schränkten die Liste der Optionen ein. Am Ende entschied sich das Team für Constructor, um die neue Geschäftslösung für Bildungseinrichtungen und Lernzentren zu implementieren.
Effektivere Schulungsmaßnahmen
Das Learning Lab hat mehrere Stellen gestrichen, die zuvor ausschließlich mit der manuellen Dateneingabe zwischen den verschiedenen Finanzsystemen beschäftigt waren. Jeder Mitarbeiter kann auf das neue, von Constructor gelieferte System mit der entsprechenden Sicherheitsstufe zugreifen, wodurch der Prozess für das Finanzteam, das zuvor aufgrund der begrenzten Zugangskontrollen im alten System eine Vielzahl von Aufgaben bewältigte, rationalisiert wurde. Jeder Mitarbeiter gibt nun beispielsweise seine eigenen Spesenabrechnungen in das System ein, anstatt sich auf eine Person zu verlassen, die alle Abrechnungen und Dateneingaben bearbeitet.
"Eine Genehmigungshierarchie gibt den Managern mehr Transparenz und Autonomie", sagt Chan. "Da wir Cloud-basiert sind, können wir besser von überall und zu jeder Zeit arbeiten, und das ist die Richtung, in die sich alles entwickelt.
Mit Constructor hat The Learning Lab einen besseren Einblick in die Abläufe der Organisation, einschließlich, zum ersten Mal, Zugang zu Echtzeit AR und AP Transparenz.
"Zuvor mussten wir die meisten Transaktionen manuell in das Abrechnungssystem eingeben, jetzt können wir Masseninformationen auf effiziente Weise hochladen", sagt er. "Wir konnten auch den Umfang der Transaktionsarbeit reduzieren, so dass sich unser Team auf wertschöpfungsintensivere Aufgaben konzentrieren kann."
Die flexible Architektur lässt sich sowohl mit Microsoft Dynamics 365, das The Learning Lab für die Kundenverwaltung und als Studenteninformationssystem nutzt, als auch mit Unit 4, dem HR-System, integrieren, wodurch der gesamte Betrieb effizienter wird.
Für die Zukunft plant The Learning Lab, eine einfache Benutzeroberfläche mit der Front Desk-Anwendung zu schaffen, die den Nutzern fortgeschrittene Tools bietet, wie z. B. den Zugang zur schnellen Suche nach Kundenrechnungen/Zahlungsverläufen. Geplant ist auch die Einführung einer Beschaffungsfunktionalität, um manuelle Einkaufsprozesse zu ersetzen und sie in Advanced Financials zu integrieren. Dies würde eine direkte Verbindung zu den Bankdaten herstellen, was den Aufwand für die Dateneingabe weiter verringern und die Abstimmung erleichtern würde.
Eine flexible, leicht zu bedienende Lösung
Frau Lim lobte die leicht zu erlernende und zu bedienende Benutzeroberfläche, die "einfach und übersichtlich ist, so dass auch Benutzer, die noch keine Erfahrung mit ERP-Software haben, schnell lernen und sich anpassen können."
Das Unternehmen verbesserte die Kommunikation mit seinen Kunden, indem es sein Online-Lernangebot ausweitete. Sie erhalten nun Rechnungen mit Kursdaten, Standorten und Informationen über das Zentrum, was die Zahl der Anrufe und E-Mails von Eltern, die bestimmte Informationen benötigen, erheblich reduziert und die Kundenzufriedenheit insgesamt verbessert hat. Zuverlässige, moderne Geschäftsplattform für Wachstum
Am wichtigsten ist jedoch, dass The Learning Lab nun über eine solide Version und ein Finanzsystem verfügt, dem es vertrauen kann. "Die Finanzabteilung war schon immer bestrebt, diese eine Version der Wahrheit zu berücksichtigen. Dadurch, dass die Informationen für die übrigen Beteiligten zugänglich sind, können diese mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Informationen richtig erkannt und berücksichtigt werden", so Lim.
Die Implementierung eines modernen, cloudbasierten ERP-Systems unterstützt The Learning Lab in seinem Bestreben, datengesteuert zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben. "Die Einführung einer Lösung, die über Fachwissen im Bildungsbereich verfügt und gleichzeitig effiziente Geschäftsprozesse bietet, stellt sicher, dass wir über eine gute Finanzverwaltung und -kontrolle verfügen", sagt Herr Chan. "Unser Ziel ist es, Zehntausende von Schülern dabei zu unterstützen, ihr persönliches Bestes zu erreichen, und zwar durch eine sorgfältig konzipierte Bildungsstruktur, die ihre Liebe zum Lernen über Jahre hinweg fördert."