The Learning Lab ist das führende Bildungszentrum für Vorschul-, Grundschul-, Sekundarschul- und Junior College-Schüler in ganz Singapur. Für den Betrieb seiner regionalen Bildungszentren nutzte es eine Reihe unzusammenhängender, maßgeschneiderter Pakete für die Rechnungsstellung, die Anwesenheitspflicht, die Kundenverwaltung und ein altes Buchhaltungspaket.
Die Führungskräfte wussten, dass eine Aktualisierung notwendig war, um zu wachsen und sich darauf zu konzentrieren, ihren Kunden die besten Lernlösungen zu bieten. In dem Bestreben, das Bildungszentrum der Wahl in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu sein und eine moderne, datengesteuerte finanzielle Grundlage zu schaffen, setzte The Learning Lab ein Enterprise Resources Planning (ERP) System ein, das für die von Constructor gelieferte Bildung entwickelt wurde.
- Verknüpfung unterschiedlicher Geschäftsanwendungen in einem integrierten System, wodurch der gesamte Betrieb rationalisiert wurde
- Eliminierung mehrfacher Dateneingaben, einschließlich der Einreichung von Ansprüchen, wodurch die für den Betrieb der Organisation erforderlichen Ressourcen reduziert wurden
- Verbesserte Zusammenarbeit zwischen isolierten Teams, wodurch die Kommunikation verbessert und die Kundenzufriedenheit gesteigert werden konnte
- Besserer Zugang zu Umsatz- und Finanzdaten, wodurch die Entscheidungsfindung und die finanzielle Steuerung verbessert wurden
- Verbesserte Bestandstransparenz mit dem Intercompany-Modul, das die Genauigkeit erhöht und die Möglichkeit bietet, Produkte in den regionalen Zentren sofort zu lokalisieren
- Erwerb einer modernen Geschäftsplattform für zukünftiges Wachstum mit der Möglichkeit, neue Funktionen und integrierte Lösungen von Drittanbietern hinzuzufügen
The Learning Lab ist eine private Bildungseinrichtung mit Sitz in Singapur, die sich dafür einsetzt, das Beste in jedem Schüler hervorzubringen. Es erreicht über 12.000 Schüler, die in den Fächern Englisch, Mathematik und Naturwissenschaften unterrichtet werden, und befähigt die Schüler, über die Grenzen des Klassenzimmers hinaus zu denken. Jahrelang verließ sich das Unternehmen auf eine veraltete Version von Microsoft Dynamics für die Finanzbuchhaltung und das Anlagevermögen, ein maßgeschneidertes Abrechnungssystem, dem es an internen Kontrollen mangelte, ein CRM und andere Software für die Abrechnung, Anwesenheit und Unterrichtsplanung.
Das Unternehmen verwendete eine sehr veraltete Buchhaltungssoftware für die grundlegende Buchhaltung", sagt Ying-Jian Chan, ehemaliger CFO. "Unser Finanzteam erkannte, dass dies angesichts unseres Volumens und Wachstums nicht tragbar war, und machte sich daran, es durch eine Finanzlösung mit einem robusten Finanzmanagement für Cash Management, Kostenabrechnung und Beschaffung zu ersetzen."
Da das alte System rudimentär und nicht mit dem CRM des Unternehmens verbunden war, erhielt das Finanzteam nicht viele Kundendaten mit einer Bestellung. So konnten sie beispielsweise nicht auf aufschlussreiche Informationen zugreifen, wie z. B. welche Lektion ein Elternteil gekauft hatte, wann die Sitzung beginnen würde oder welches Fach ein Schüler gewählt hatte. Sie wussten auch nicht, welches Zentrum der Schüler besuchen würde, was eine korrekte Umsatzzuweisung fast unmöglich machte.
Nur wenige der rund 500 Mitarbeiter von The Learning Lab hatten Zugriff auf das Finanzsystem, so dass ein zweiköpfiges Dateneingabe-Team damit beschäftigt war, Spesenabrechnungen und andere Finanzinformationen in das System einzugeben. Diese mühsame Aufgabe beinhaltete die Eingabe derselben Transaktionsdaten in verschiedene Anwendungen, was zu langsameren Prozessen und unnötiger manueller Arbeit führte.
Das System war nicht dafür ausgelegt, die Sitzungsinformationen in die Rechnung zu übernehmen", sagt Shirley Lim, die damalige Finanzdirektorin von The Learning Lab. Außerdem gab es keine Möglichkeit, (Zugangs-)Kontrollen festzulegen, so dass wir nicht vielen Teammitgliedern Zugang zu Informationen gewähren konnten, die sie für ihre Arbeit benötigten. Die Fakturierungsanwendung hatte keinen AR-Zeitplan, und wir hatten eine Menge Validierungs- und Abstimmungsprobleme", sagte sie.
Frau Lim hatte bereits Erfahrung mit ERP-Systemen von SAP und Oracle und machte sich auf die Suche nach einem cloudbasierten ERP-System, das nicht nur über solide Finanzdaten verfügt, sondern auch leicht mit anderen Anwendungen integriert werden kann. Außerdem brauchte das Unternehmen eine Lösung, die für Bildungseinrichtungen konzipiert war, ein flexibles System, das die Notwendigkeit verstand und sich anpasste, mit den Tausenden von Studenten, die einen oder zwei der 2.000 wöchentlich angebotenen Kurse besuchten, Schritt zu halten und sie zu verfolgen. Kurz gesagt, The Learning Lad brauchte ein ERP, das für das Bildungswesen entwickelt wurde und eine Software bot, die nur minimale Kosten für Anpassungen verursachte.
"Wir brauchten etwas Erschwingliches und Flexibles. Wir wollten uns nicht auf eine einzige Lösung festlegen, sondern in der Lage sein, die beste Software für die verschiedenen Funktionen, die wir benötigten, miteinander zu verbinden", erklärte Shirley Lim. Das Learning Lab wünschte sich eine sofort einsatzbereite Lösung für die Finanzverwaltung, die einfach zu bedienen ist und auf die von jedem ihrer regionalen Zentren aus zugegriffen werden kann, so dass sie sich auf ihr Bildungsangebot für ihre Kunden konzentrieren können.
Beraten von führenden Bildungsexperten, liefert Constructor praktische Lernerfahrungen und reale Ergebnisse, was zu einem kontinuierlichen und einfach zu implementierenden Strom von relevanten Schulungswerkzeugen und Live-Inhalten für Kunden weltweit führt.
Die Führungskräfte des Unternehmens sprachen mit mehreren Lösungsanbietern über mögliche ERP-Lösungen, untersuchten die Stärken und Schwächen der verschiedenen Anbieter und schränkten die Liste der Optionen ein. Am Ende entschied sich das Team für Constructor, um die neue Geschäftslösung für Bildungseinrichtungen und Lernzentren zu implementieren.
Effektivere Schulungsmaßnahmen
Das Learning Lab hat mehrere Stellen gestrichen, die zuvor ausschließlich mit der manuellen Dateneingabe zwischen den verschiedenen Finanzsystemen beschäftigt waren. Jeder Mitarbeiter kann auf das neue, von Constructor gelieferte System mit der entsprechenden Sicherheitsstufe zugreifen, wodurch der Prozess für das Finanzteam, das zuvor aufgrund der begrenzten Zugangskontrollen im alten System eine Vielzahl von Aufgaben bewältigte, rationalisiert wurde. Jeder Mitarbeiter gibt nun beispielsweise seine eigenen Spesenabrechnungen in das System ein, anstatt sich auf eine Person zu verlassen, die alle Abrechnungen und Dateneingaben bearbeitet.
"Eine Genehmigungshierarchie gibt den Managern mehr Transparenz und Autonomie", sagt Chan. "Da wir Cloud-basiert sind, können wir besser von überall und zu jeder Zeit arbeiten, und das ist die Richtung, in die sich alles entwickelt.
Mit Constructor hat The Learning Lab einen besseren Einblick in die Abläufe der Organisation, einschließlich, zum ersten Mal, Zugang zu Echtzeit AR und AP Transparenz.
"Zuvor mussten wir die meisten Transaktionen manuell in das Abrechnungssystem eingeben, jetzt können wir Masseninformationen auf effiziente Weise hochladen", sagt er. "Wir konnten auch den Umfang der Transaktionsarbeit reduzieren, so dass sich unser Team auf wertschöpfungsintensivere Aufgaben konzentrieren kann."
Die flexible Architektur lässt sich sowohl mit Microsoft Dynamics 365, das The Learning Lab für die Kundenverwaltung und als Studenteninformationssystem nutzt, als auch mit Unit 4, dem HR-System, integrieren, wodurch der gesamte Betrieb effizienter wird.
Für die Zukunft plant The Learning Lab, eine einfache Benutzeroberfläche mit der Front Desk-Anwendung zu schaffen, die den Nutzern fortgeschrittene Tools bietet, wie z. B. den Zugang zur schnellen Suche nach Kundenrechnungen/Zahlungsverläufen. Geplant ist auch die Einführung einer Beschaffungsfunktionalität, um manuelle Einkaufsprozesse zu ersetzen und sie in Advanced Financials zu integrieren. Dies würde eine direkte Verbindung zu den Bankdaten herstellen, was den Aufwand für die Dateneingabe weiter verringern und die Abstimmung erleichtern würde.
Eine flexible, leicht zu bedienende Lösung
Frau Lim lobte die leicht zu erlernende und zu bedienende Benutzeroberfläche, die "einfach und übersichtlich ist, so dass auch Benutzer, die noch keine Erfahrung mit ERP-Software haben, schnell lernen und sich anpassen können."
Das Unternehmen verbesserte die Kommunikation mit seinen Kunden, indem es sein Online-Lernangebot ausweitete. Sie erhalten nun Rechnungen mit Kursdaten, Standorten und Informationen über das Zentrum, was die Zahl der Anrufe und E-Mails von Eltern, die bestimmte Informationen benötigen, erheblich reduziert und die Kundenzufriedenheit insgesamt verbessert hat. Zuverlässige, moderne Geschäftsplattform für Wachstum
Am wichtigsten ist jedoch, dass The Learning Lab nun über eine solide Version und ein Finanzsystem verfügt, dem es vertrauen kann. "Die Finanzabteilung war schon immer bestrebt, diese eine Version der Wahrheit zu berücksichtigen. Dadurch, dass die Informationen für die übrigen Beteiligten zugänglich sind, können diese mit der Finanzabteilung zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Informationen richtig erkannt und berücksichtigt werden", so Lim.
Die Implementierung eines modernen, cloudbasierten ERP-Systems unterstützt The Learning Lab in seinem Bestreben, datengesteuert zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben. "Die Einführung einer Lösung, die über Fachwissen im Bildungsbereich verfügt und gleichzeitig effiziente Geschäftsprozesse bietet, stellt sicher, dass wir über eine gute Finanzverwaltung und -kontrolle verfügen", sagt Herr Chan. "Unser Ziel ist es, Zehntausende von Schülern dabei zu unterstützen, ihr persönliches Bestes zu erreichen, und zwar durch eine sorgfältig konzipierte Bildungsstruktur, die ihre Liebe zum Lernen über Jahre hinweg fördert."