Education center inspires young learners to achieve their goals and builds strong financial foundation for education

12 May, 2022

Unternehmen

Das Lernlabor

Ort

Singapur

Industrie

Bildungsmanagement

Produkte

Konstruktor erweiterte Finanzen mit: Anlagevermögen abgegrenzte Umsatzerlöse Management Intercompany-Buchhaltung Inventar und Auftragsmanagement

Hören Sie von unseren geschätzten Kunden.

„Wir haben Zehntausende von Studenten dabei unterstützt, ihr persönliches Bestes zu erreichen und im Laufe der Jahre eine Liebe zum Lernen gefördert. Eine zuverlässige ERP-Lösung gibt den Kunden noch mehr Vertrauen in das, was wir tun, und bereitet die Studenten darauf vor, jetzt und in Zukunft erfolgreich zu sein.“

Ying-Jian Chan

Ehemaliger Chief Financial Officer
The Learning Lab

Übersicht

Das Learning Lab ist das führende Bildungszentrum für Vorschul-, Grundschul-, Sekundar- und Junior-College-Schüler in ganz Singapur. Es nutzte eine Reihe von nicht verbundenen maßgeschneiderten Paketen für Abrechnung, Anwesenheit, Kundenmanagement und ein altes Buchhaltungspaket, um seine regionalen Bildungszentren zu betreiben.

Eine konsolidierte Version war schwer zu erhalten unter den isolierten Anwendungen; etwas, von dem die Führungskräfte wussten, dass es aktualisiert werden musste, um zu wachsen und sich darauf zu konzentrieren, ihren Kunden die besten Lernlösungen zu bieten. In dem Bestreben, das Bildungszentrum der Wahl in einem wettbewerbsintensiven Umfeld zu sein und eine moderne, datengesteuerte finanzielle Grundlage zu schaffen, setzte das Learning Lab ein Enterprise Resources Planning (ERP)-System ein, das von Constructor für den Bildungsbereich entwickelt wurde.

Schlüsselergebnisse

Verbundene unterschiedliche Geschäftsapplikationen in ein integriertes System, das den gesamten Betrieb rationalisiert

Mehrere Dateneinträge einschließlich Anspruchseinreichungen eliminiert, wodurch die benötigten Ressourcen zur Führung der Organisation reduziert wurden.

Erhöhte Zusammenarbeit unter isolierten Teams, Verbesserung der Kommunikation und Ermöglichung größerer Kundenzufriedenheit

Erhielt tieferen Zugang zu Einnahmen und Finanzdaten, was die Entscheidungsfindung und finanzielle Steuerung verbessert

Verbesserte Bestandsübersicht mit dem Intercompany-Modul, was die Genauigkeit erhöht und die Fähigkeit verbessert, Produkte sofort in seinen regionalen Zentren zu lokalisieren.

Erwarb eine moderne Geschäftsplattform für zukünftiges Wachstum mit der Fähigkeit, neue Funktionalitäten hinzuzufügen und integrierte Drittanbieter-Lösungen

Herausforderungen

Das Learning Lab ist eine privat geführte Bildungsorganisation mit Sitz in Singapur, die sich verpflichtet hat, das Beste aus jedem Schüler herauszuholen. Es erreicht über 12.000 Schüler, indem es Englisch, Mathematik und Naturwissenschaften unterrichtet und die Schüler dazu befähigt, über die Grenzen des Klassenzimmers hinaus zu denken. Jahrelang verließ sich das Unternehmen auf eine veraltete Version von Microsoft Dynamics für Hauptbuchfinanzen und Anlagevermögen, ein maßgeschneidertes Abrechnungssystem, dem interne Kontrollen fehlten, ein CRM und andere Software zur Abwicklung von Abrechnung, Anwesenheit und Kursplanung.

Das Unternehmen nutzte sehr veraltete Buchhaltungssoftware für die grundlegende Buchführung“, sagt Ying-Jian Chan, ehemaliger CFO. „Unser Finanzteam erkannte, dass dies angesichts unseres Volumens und Wachstums nicht nachhaltig war, und machte sich daran, es durch eine Finanzlösung mit robustem Finanzmanagement für Cash-Management, Spesenabrechnungen und Beschaffung zu ersetzen.“

Da das alte System rudimentär war und nicht mit dem CRM des Unternehmens verbunden war, erhielt das Finanzteam nicht viele Kundendaten mit einer Bestellung. Zum Beispiel konnten sie nicht auf aufschlussreiche Informationen zugreifen, wie z.B. zu wissen, welche Lektion ein Elternteil gekauft hatte, wann die Sitzung beginnen würde oder welches Fach ein Schüler ausgewählt hatte. Sie wussten auch nicht, welches Zentrum der Schüler besuchen würde, was eine ordnungsgemäße Umsatzzuordnung nahezu unmöglich machte.

Nur wenige der etwa 500 Mitarbeiter des Learning Labs hatten Zugang zum Finanzsystem, sodass ein Dateneingabeteam von zwei Personen die Spesenabrechnungen und andere Finanzinformationen in das System eingeben musste. Diese mühsame Aufgabe beinhaltete das Eingeben derselben Transaktionsinformationen in verschiedene Anwendungen, was zu langsameren Prozessen und unnötiger manueller Arbeit führte.

Das System war nicht darauf ausgelegt, die Sitzungsinformationen in die Rechnung zu ziehen“, sagt Shirley Lim, die damalige Finanzdirektorin des Learning Labs. Darüber hinaus „gab es keine Möglichkeit, (Zugriffs-)Kontrollen einzurichten, sodass wir nicht vielen Teammitgliedern Zugang zu Informationen gewähren konnten, die sie möglicherweise benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen. Die Abrechnungsanwendung hatte keinen AR-Plan, und wir hatten viele Validierungs- und Abstimmungsprobleme“, sagte sie.

Frau Lim hatte zuvor Erfahrung mit ERPs von SAP und Oracle und begann die Suche nach einem cloudbasierten ERP, das nicht nur starke Finanzen, sondern auch die Fähigkeit zur einfachen Integration mit anderen Anwendungen bot. Darüber hinaus benötigten sie eine Lösung, die für Bildungseinrichtungen konzipiert war, ein flexibles System, das die Notwendigkeit verstand und sich anpasste, mit den Tausenden von Schülern Schritt zu halten und diese zu verfolgen, die eine oder zwei der 2.000 angebotenen Klassen pro Woche besuchen. Kurz gesagt, das Learning Lab benötigte ein für Bildungseinrichtungen entwickeltes ERP, das eine Software bot, die minimale Kosten für Anpassungen erforderte.

"Wir brauchten etwas Erschwingliches und Flexibles. Wir wollten uns nicht auf nur eine Lösung festgelegt fühlen, sondern in der Lage sein, die besten Softwarelösungen für die verschiedenen Funktionen, die wir benötigten, zu verbinden“, erklärte Shirley Lim. Das Learning Lab wollte eine sofort einsatzbereite Lösung für Finanzen, die einfach zu bedienen war und von jedem ihrer regionalen Zentren aus zugänglich war, sodass sie sich auf ihre Bildungsangebote für ihre Kunden konzentrieren konnten.

Lösung

Beraten von führenden Bildungsexperten, bietet Constructor praxisnahe Lernerfahrungen und echte Ergebnisse, die zu einem kontinuierlichen und einfach umsetzbaren Strom relevanter Schulungswerkzeuge und Live-Inhalte für Kunden weltweit führen.

Unternehmensleiter sprachen mit mehreren Lösungsanbietern über mögliche ERP-Lösungen, untersuchten die Stärken und Schwächen mehrerer und schränkten ihre Liste der Optionen ein. Am Ende wählte das Team Constructor, um die neue Geschäftslösung zu implementieren, die für Bildungseinrichtungen und Lernzentren entwickelt wurde.

Vorteile

Effektivere Schulungsoperationen

Das Learning Lab hat mehrere Positionen eliminiert, die zuvor ausschließlich der manuellen Dateneingabe zwischen seinen verschiedenen Finanzsystemen gewidmet waren. Jeder Mitarbeiter kann auf das neue System zugreifen, das von Constructor auf der entsprechenden Sicherheitsebene bereitgestellt wird, was den Prozess für das Finanzteam vereinfacht, das zuvor eine Vielzahl von Aufgaben aufgrund der begrenzten Zugriffskontrollen im alten System handhabte. Jeder Mitarbeiter gibt nun beispielsweise seine eigenen Spesenabrechnungen in das System ein, anstatt sich auf eine Person zu verlassen, die alle Abrechnungen und Dateneingaben bearbeitet.

„Eine Genehmigungshierarchie befähigt Manager, Sichtbarkeit und Autonomie zu haben“, sagt Herr Chan. „Da es cloudbasiert ist, können wir besser von überall und zu jeder Zeit arbeiten, und das ist die Richtung, in die alles geht.“

Mit Constructor hat das Learning Lab einen besseren Einblick in die Abläufe der Organisation, einschließlich des erstmaligen Zugriffs auf Echtzeit-AR- und AP-Sichtbarkeit.

„Früher mussten wir die meisten Transaktionen manuell in das Abrechnungssystem eingeben, jetzt können wir Masseninformationen effizient im Batch hochladen“, sagt er. „Wir konnten auch das Volumen der Transaktionsarbeit reduzieren, monotone Aufgaben minimieren und unserem Team ermöglichen, sich auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.“

Die flexible Architektur integriert sich gut sowohl mit Microsoft Dynamics 365, das das Learning Lab für das Kundenmanagement und als Studenteninformationssystem verwendet, als auch mit Unit 4, seinem HR-System, was den gesamten Betrieb effizienter macht.

In Zukunft plant das Learning Lab, eine einfache Benutzeroberfläche mit seiner Front Desk-Anwendung zu erstellen, die den Benutzern erweiterte Werkzeuge bietet, wie z.B. den schnellen Zugriff auf die Suche nach Kundenrechnungen/Zahlungshistorie. Es gibt auch Pläne, Beschaffungsfunktionen zu implementieren, um manuelle Einkaufsprozesse zu ersetzen und sie mit Advanced Financials zu integrieren. Dies würde direkt mit ihren Bank-Feeds verknüpft, was die Dateneingabearbeit weiter reduziert und die Abstimmung erleichtert.

Eine flexible, benutzerfreundliche Lösung

Frau Lim lobte die leicht zu erlernende und zu bedienende Benutzeroberfläche, die „einfach und klar ist und es auch Benutzern ohne vorherige ERP-Software-Erfahrung ermöglicht, schnell zu lernen und sich anzupassen.“

Die Organisation verbesserte die Kommunikation mit ihren Kunden und erweiterte ihr Online-Lernangebot. Sie erhalten jetzt Rechnungen mit Klassendaten, Standorten und Zentrumsinformationen, was die Anrufe und E-Mails von Eltern, die bestimmte Informationen suchen, erheblich reduzierte und die allgemeine Kundenzufriedenheit verbesserte. Zuverlässige, moderne Geschäftsplattform für Wachstum

Am wichtigsten ist, dass das Learning Lab nun eine gefestigte Version und ein Finanzsystem hat, dem es vertrauen kann. „Die Finanzabteilung hat immer darauf abgezielt, diese eine Version der Wahrheit zu berücksichtigen, sodass die Zugänglichkeit der Informationen für den Rest unserer Stakeholder es ihnen ermöglicht, mit der Finanzabteilung zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Informationen ordnungsgemäß erkannt und berücksichtigt werden“, sagte Frau Lim.

Die Implementierung eines modernen, cloudbasierten ERP unterstützt den Schritt des Learning Labs, datengetrieben zu sein und wettbewerbsfähig zu bleiben. „Eine Lösung mit Expertise im Bildungsbereich einzuführen, die gleichzeitig effiziente Geschäftsprozesse bietet, stellt sicher, dass wir eine gute finanzielle Governance und Kontrolle haben“, sagt Herr Chan. „Unser Ziel ist es, Zehntausende von Schülern zu unterstützen, ihr persönliches Bestes durch eine sorgfältig gestaltete Bildungsstruktur zu erreichen, die ihre Liebe zum Lernen über die Jahre hinweg fördert.“