The Learning Lab es el principal centro educativo para estudiantes de preescolar, primaria, secundaria y primer ciclo universitario de todo Singapur. Utilizaba un conjunto de paquetes a medida desconectados para facturación, asistencia, gestión de clientes y un paquete de contabilidad heredado para gestionar sus centros educativos regionales.
Era difícil obtener una versión unificada entre las aplicaciones aisladas; algo que los ejecutivos sabían que era necesario actualizar para crecer y centrarse en ofrecer a sus clientes las mejores soluciones de aprendizaje. Con el deseo de ser el centro educativo preferido en un entorno competitivo y crear una base financiera moderna y basada en datos, The Learning Lab implantó un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) diseñado para la educación impartida por Constructor.
- Conectó aplicaciones empresariales dispares en un sistema integrado, agilizando toda la operación.
- Se eliminaron las múltiples entradas de datos, incluidos los envíos de reclamaciones, lo que redujo los recursos necesarios para el funcionamiento de la organización.
- Aumentó la colaboración entre equipos aislados, mejorando la comunicación y permitiendo una mayor satisfacción del cliente.
- Obtención de un acceso más profundo a los datos financieros y de ingresos, lo que mejora la toma de decisiones y la gobernanza financiera.
- Mejora de la visibilidad del inventario con el módulo interempresarial, aumentando la precisión y la capacidad de localizar productos al instante en todos sus centros regionales.
- Adquirió una plataforma empresarial moderna para el crecimiento futuro, con capacidad para añadir nuevas funciones y soluciones integradas de terceros.
The Learning Lab es una organización privada de enriquecimiento educativo con sede en Singapur que se compromete a sacar lo mejor de cada alumno. Atiende a más de 12.000 estudiantes de inglés, matemáticas y ciencias, y les enseña a pensar más allá de los límites del aula. Durante años, la empresa dependió de una versión obsoleta de Microsoft Dynamics para el libro mayor financiero y los activos fijos, un sistema de facturación a medida que carecía de controles internos, un CRM y otro software para gestionar su facturación, asistencia y programación de clases.
La empresa utilizaba un software contable muy anticuado para la contabilidad básica", afirma Ying-Jian Chan, ex director financiero. "Nuestro equipo financiero se dio cuenta de que esto no era sostenible dado nuestro volumen y crecimiento y se propuso sustituirlo por una solución financiera con una sólida gestión financiera para la gestión de tesorería, reclamaciones de gastos y adquisiciones."
Como el antiguo sistema era rudimentario y no estaba conectado al CRM de la empresa, el equipo financiero no recibía muchos datos del cliente con un pedido. Por ejemplo, no podían acceder a información detallada, como saber qué lección había comprado un padre, cuándo empezaría la sesión o qué asignatura había seleccionado un alumno. Tampoco sabían a qué centro asistiría el alumno, lo que hacía casi imposible asignar correctamente los ingresos.
Sólo unos pocos de los aproximadamente 500 empleados de The Learning Lab tenían acceso al sistema financiero, por lo que un equipo de introducción de datos formado por dos personas se encargaba de introducir en el sistema los informes de gastos y otra información financiera. Esta tediosa tarea incluía la introducción de la misma información transaccional en distintas aplicaciones, lo que ralentizaba los procesos y generaba un trabajo manual innecesario.
El sistema no estaba diseñado para introducir la información de la sesión en la factura", afirma Shirley Lim, Directora Financiera de The Learning Lab en aquel momento. Además, "no había posibilidad de establecer controles (de acceso), por lo que no podíamos facilitar a muchos miembros del equipo el acceso a la información que pudieran necesitar para hacer su trabajo". La aplicación de facturación no tenía un calendario de pagos, y teníamos muchos problemas de validación y conciliación", explicó.
Lim tenía experiencia previa con ERP de SAP y Oracle, e inició la búsqueda de un ERP basado en la nube no sólo con sólidos datos financieros, sino con capacidad para integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Además, necesitaban una solución diseñada para instituciones educativas, un sistema flexible que entendiera y se adaptara a la necesidad de seguir el ritmo y hacer un seguimiento de los miles de estudiantes que tomaban una o dos de las 2.000 clases que se ofrecían a la semana. En resumen, The Learning Lad necesitaba un ERP construido para la educación que ofreciera un software mínimamente costoso para la personalización.
"Necesitábamos algo asequible y flexible. No queríamos sentirnos encerrados en una única solución, sino poder conectar el mejor software de su clase para las distintas funciones que necesitábamos", declaró Shirley Lim. The Learning Lab quería una solución de finanzas lista para usar que fuera fácil de utilizar y a la que se pudiera acceder desde cualquiera de sus centros regionales, lo que les permitiría centrarse en la oferta educativa para sus clientes.
Asesorado por expertos en educación de vanguardia, Constructor ofrece experiencias prácticas de aprendizaje y resultados reales, lo que se traduce en un flujo continuo y fácil de implementar de herramientas de formación relevantes y contenidos en directo para clientes de todo el mundo.
Los ejecutivos de la empresa hablaron sobre posibles soluciones ERP con varios proveedores de soluciones, examinaron los puntos fuertes y débiles de varios y redujeron su lista de opciones. Al final, el equipo seleccionó a Constructor para implantar la nueva solución empresarial diseñada para instituciones educativas y centros de aprendizaje.
Operaciones de formación más eficaces
El laboratorio de formación eliminó varios puestos que antes se dedicaban exclusivamente a la introducción manual de datos entre sus distintos sistemas financieros. Todos los empleados pueden acceder al nuevo sistema suministrado por Constructor con el nivel de seguridad adecuado, lo que agiliza el proceso para el equipo financiero, que antes gestionaba una gran variedad de tareas debido a los limitados controles de acceso del antiguo sistema. Por ejemplo, ahora cada empleado introduce sus propias declaraciones de gastos en el sistema, en lugar de depender de una sola persona para gestionar todas las declaraciones y la introducción de datos.
"La jerarquía de aprobación permite a los gestores tener visibilidad y autonomía", afirma Chan. "Al estar basado en la nube, estamos mejor capacitados para trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, y esta es la dirección hacia la que se dirige todo".
Con Constructor, The Learning Lab tiene una mayor visibilidad de las operaciones de la organización, incluido, por primera vez, el acceso a la visibilidad de AR y AP en tiempo real.
"Antes teníamos que introducir manualmente la mayoría de las transacciones en el sistema de facturación, ahora podemos cargar por lotes la información a granel de una manera eficiente", dice. "También pudimos reducir el volumen de trabajo transaccional, minimizando las tareas mundanas y permitiendo a nuestro equipo centrarse en tareas de mayor valor añadido."
La arquitectura flexible se integra bien tanto con Microsoft Dynamics 365, que The Learning Lab utiliza para la gestión de clientes y como Sistema de Información de Estudiantes, como con Unit 4, su sistema de RRHH haciendo que toda la operación sea más eficiente.
En el futuro, The Learning Lab planea crear una interfaz de usuario sencilla con su aplicación Front Desk, que permitirá a los usuarios herramientas avanzadas, como el acceso para buscar rápidamente el historial de facturación/pagos de los clientes. También está previsto implantar la funcionalidad de adquisiciones para sustituir los procesos de compra manuales e integrarlos con Advanced Financials. Esto enlazaría directamente con sus datos bancarios, reduciendo aún más el trabajo de introducción de datos y facilitando la conciliación.
Una solución flexible y fácil de usar
La Sra. Lim elogió la facilidad de aprendizaje y uso de la interfaz, que "es sencilla y clara, lo que permite que incluso los usuarios sin experiencia previa en software ERP aprendan y se adapten rápidamente".
La organización mejoró la comunicación con sus clientes, avanzando en sus ofertas de aprendizaje en línea. Ahora reciben facturas con las fechas de las clases, las ubicaciones y la información del centro, lo que redujo significativamente las llamadas y los correos electrónicos de los padres en busca de cierta información y mejoró la satisfacción general de los clientes. Plataforma empresarial moderna y fiable para el crecimiento
Y lo que es más importante, The Learning Lab cuenta ahora con una versión solidificada y un sistema financiero en el que puede confiar. "Finanzas siempre ha tenido como objetivo dar cuenta de esa única versión de la verdad, por lo que tener información accesible para el resto de nuestras partes interesadas les permitirá trabajar junto con Finanzas para garantizar que la información se reconoce y contabiliza correctamente", dijo la Sra. Lim.
La implantación de un ERP moderno basado en la nube contribuye a que The Learning Lab se oriente por los datos y siga siendo competitivo. "La incorporación de una solución con experiencia en el campo de la educación que al mismo tiempo ofrece procesos empresariales eficientes garantiza que tengamos una buena gobernanza y controles financieros", afirma el Sr. Chan. "Nuestro objetivo es ayudar a decenas de miles de estudiantes a alcanzar su máximo rendimiento personal a través de una estructura educativa cuidadosamente diseñada que alimente su amor por el aprendizaje a lo largo de los años."