El centro educativo inspira a los jóvenes a alcanzar sus metas y crea una sólida base financiera para la educación
12 Mayo, 2022
Empresa
The Learning Lab
Ubicación
Singapur
Sector
Gestión educativa
Productos
Funciones financieras avanzadas de Constructor: activos fijos, gestión de ingresos diferidos, contabilidad intercompañía, inventario y gestión de pedidos
Lo que dicen nuestros clientes
“Hemos ayudado a decenas de miles de estudiantes a dar lo mejor de sí mismos y, a lo largo de los años, hemos fomentado su amor por el aprendizaje. Contar con una solución ERP fiable da a los clientes aún más confianza en lo que hacemos y prepara a los estudiantes para tener éxito hoy y en el futuro.”
Ying-Jian Chan
Ex director financiero
The Learning Lab
Resumen
The Learning Lab es el principal centro educativo para estudiantes de preescolar, primaria, secundaria y preuniversitario de todo Singapur. Para gestionar sus centros educativos regionales utilizaba un conjunto de paquetes a medida y desconectados entre sí para la facturación, la asistencia y la gestión de clientes, además de un antiguo paquete de contabilidad.
Con aplicaciones aisladas era difícil obtener una única versión consolidada de los datos, algo que los directivos sabían que debía cambiar para poder crecer y centrarse en ofrecer a sus clientes las mejores soluciones de aprendizaje. Con el objetivo de ser el centro educativo de referencia en un entorno competitivo y crear una base financiera moderna y basada en datos, The Learning Lab implantó un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) diseñado para la educación y suministrado por Constructor.
Resultados clave
Conectó aplicaciones empresariales dispersas en un único sistema integrado, lo que agilizó toda la operación
Eliminó la introducción de datos duplicada, incluido el envío de solicitudes de gastos, y redujo los recursos necesarios para gestionar la organización
Aumentó la colaboración entre equipos que trabajaban aislados, mejoró la comunicación y elevó la satisfacción de los clientes
Obtuvo un acceso más profundo a los datos de ingresos y financieros, lo que mejoró la toma de decisiones y la gobernanza financiera
Mejoró la visibilidad del inventario con el módulo intercompañía, con mayor precisión y la capacidad de localizar productos al instante en todos sus centros regionales
Adquirió una plataforma empresarial moderna para crecer en el futuro, con la posibilidad de añadir nuevas funciones e integrar soluciones de terceros
Retos
The Learning Lab es una organización privada de refuerzo educativo con sede en Singapur, comprometida con sacar lo mejor de cada estudiante. Llega a más de 12.000 estudiantes con clases de inglés, matemáticas y ciencias, y les anima a pensar más allá de los límites del aula. Durante años, la empresa dependió de una versión obsoleta de Microsoft Dynamics para la contabilidad general y los activos fijos, de un sistema de facturación hecho a medida sin controles internos, de un CRM y de otro software para gestionar la facturación, la asistencia y la programación de clases.
“La empresa utilizaba un software de contabilidad muy anticuado para la teneduría de libros básica”, afirma Ying-Jian Chan, ex director financiero. “Nuestro equipo de finanzas se dio cuenta de que esto no era sostenible dado nuestro volumen y crecimiento, y se propuso sustituirlo por una solución con una gestión financiera sólida para la tesorería, las solicitudes de gastos y las compras.”
Como el sistema antiguo era rudimentario y no estaba conectado con el CRM de la empresa, el equipo financiero recibía muy pocos datos del cliente con cada pedido. Por ejemplo, no podía saber qué clase había comprado un padre o una madre, cuándo empezaría la sesión o qué asignatura había elegido un estudiante. Tampoco sabía a qué centro asistiría el estudiante, lo que hacía casi imposible asignar correctamente los ingresos.
Solo unos pocos de los aproximadamente 500 empleados de The Learning Lab tenían acceso al sistema financiero, por lo que un equipo de dos personas debía introducir los informes de gastos y el resto de la información financiera. Esta tarea tediosa obligaba a introducir los mismos datos de las transacciones en distintas aplicaciones, lo que ralentizaba los procesos y generaba trabajo manual innecesario.
“El sistema no estaba diseñado para incluir la información de las sesiones en la factura”, explica Shirley Lim, entonces directora financiera de The Learning Lab. Además, “no era posible configurar controles (de acceso), así que no podíamos dar a muchos miembros del equipo acceso a la información que podían necesitar para su trabajo. La aplicación de facturación no tenía un calendario de cuentas por cobrar y teníamos muchos problemas de validación y conciliación”, añadió.
La Sra. Lim ya había trabajado con sistemas ERP de SAP y Oracle, y empezó a buscar un ERP en la nube que no solo ofreciera una sólida gestión financiera, sino que también se integrara fácilmente con otras aplicaciones. Además, necesitaban una solución diseñada para instituciones educativas: un sistema flexible, capaz de adaptarse al seguimiento de miles de estudiantes que asisten a una o dos de las 2.000 clases que se ofrecen cada semana. En resumen, The Learning Lab necesitaba un ERP creado para la educación que requiriera una personalización mínima y poco costosa.
“Necesitábamos algo asequible y flexible. No queríamos quedar atados a una sola solución, sino poder conectar el mejor software para cada una de las funciones que necesitábamos”, afirmó Shirley Lim. The Learning Lab quería una solución financiera lista para usar, fácil de manejar y accesible desde cualquiera de sus centros regionales, para poder centrarse en su oferta educativa para los clientes.
Solución
Con el asesoramiento de expertos de vanguardia en educación, Constructor ofrece experiencias de aprendizaje prácticas y resultados reales, con un flujo continuo y fácil de implantar de herramientas de formación relevantes y contenido en directo para clientes de todo el mundo.
Los directivos de la empresa analizaron posibles soluciones ERP con varios proveedores, examinaron los puntos fuertes y débiles de cada una y fueron acotando su lista de opciones. Finalmente, el equipo eligió a Constructor para implantar la nueva solución empresarial diseñada para instituciones educativas y centros de aprendizaje.
Beneficios
Operaciones de formación más eficaces
The Learning Lab eliminó varios puestos que antes se dedicaban exclusivamente a introducir datos a mano entre sus distintos sistemas financieros. Cada empleado puede acceder al nuevo sistema de Constructor con el nivel de seguridad adecuado, lo que simplifica el trabajo del equipo de finanzas, que antes asumía tareas muy diversas debido a los limitados controles de acceso del sistema anterior. Ahora, por ejemplo, cada empleado introduce sus propias solicitudes de gastos en el sistema, en lugar de depender de una sola persona para gestionar todas las solicitudes y la introducción de datos.
“Una jerarquía de aprobación da a los responsables visibilidad y autonomía”, afirma el Sr. Chan. “Al estar en la nube, podemos trabajar mejor desde cualquier lugar y en cualquier momento, y esa es la dirección en la que va todo.”
Con Constructor, The Learning Lab tiene una mayor visibilidad de las operaciones de la organización, incluida, por primera vez, la visibilidad en tiempo real de las cuentas por cobrar y por pagar.
“Antes teníamos que introducir manualmente la mayoría de las transacciones en el sistema de facturación; ahora podemos cargar grandes volúmenes de información por lotes de forma eficiente”, explica. “También hemos reducido el volumen de trabajo transaccional, minimizando las tareas rutinarias para que nuestro equipo pueda centrarse en tareas de mayor valor.”
La arquitectura flexible se integra bien tanto con Microsoft Dynamics 365, que The Learning Lab utiliza para la gestión de clientes y como sistema de información de estudiantes, como con Unit 4, su sistema de RR. HH., lo que hace que toda la operación sea más eficiente.
En el futuro, The Learning Lab tiene previsto crear una interfaz sencilla con su aplicación Front Desk, que ofrecerá a los usuarios herramientas avanzadas, como la búsqueda rápida del historial de facturación y pagos de los clientes. También planea implantar la funcionalidad de compras para sustituir los procesos de compra manuales e integrarlos con Advanced Financials. Esto se conectaría directamente con sus datos bancarios, lo que reduciría aún más la introducción de datos y facilitaría la conciliación.
Una solución flexible y fácil de usar
La Sra. Lim elogió la interfaz, fácil de aprender y de usar, que “es sencilla y clara, y permite que incluso los usuarios sin experiencia previa con software ERP aprendan y se adapten rápidamente”.
La organización mejoró la comunicación con sus clientes e impulsó su oferta de aprendizaje en línea. Ahora los clientes reciben facturas con las fechas de las clases, la ubicación y los datos del centro, lo que ha reducido notablemente las llamadas y los correos de padres que buscaban esa información y ha mejorado la satisfacción general de los clientes. Una plataforma empresarial fiable y moderna para crecer
Lo más importante es que The Learning Lab cuenta ahora con una versión consolidada de los datos y un sistema financiero en el que puede confiar. “Finanzas siempre ha buscado tener una única versión de la verdad, así que hacer que la información sea accesible para el resto de las partes interesadas les permitirá trabajar junto con Finanzas para garantizar que la información se reconozca y contabilice correctamente”, afirmó la Sra. Lim.
La implantación de un ERP moderno en la nube respalda el objetivo de The Learning Lab de basarse en los datos y seguir siendo competitivo. “Implantar una solución con experiencia en el sector educativo que, al mismo tiempo, ofrece procesos empresariales eficientes garantiza que tengamos una buena gobernanza y buenos controles financieros”, afirma el Sr. Chan. “Nuestro objetivo es ayudar a decenas de miles de estudiantes a dar lo mejor de sí mismos mediante una estructura educativa cuidadosamente diseñada que fomente su amor por el aprendizaje a lo largo de los años.”