How to effectively train a new employee?

Solo pochi decenni fa, i dipendenti rimanevano nella loro azienda a lungo termine e talvolta per tutta la vita. I processi tradizionali di onboarding e formazione dei nuovi dipendenti erano spesso limitati a una breve presentazione aziendale e forse a un discorso del manager. I processi di formazione erano solitamente seguiti da una moltitudine di moduli e documenti. Non sembra motivante, vero?

I lavoratori di oggi cercano spesso più di un semplice lavoro. I dipendenti si spostano sempre più da un'azienda all'altra, lavorano come freelance, accettano contratti a breve termine e persino mini-carriere fino a trovare una posizione adatta.

Diventa quindi sempre più difficile per le aziende gestire la conformità dei nuovi assunti con l'organizzazione utilizzando vecchi principi.

Le aziende hanno bisogno di un piano di formazione ben progettato per l'integrazione dei nuovi assunti nel sistema e nella cultura organizzativa, anche se sono professionisti esperti.

Il ruolo della formazione efficace nell'integrazione di un nuovo dipendente nell'organizzazione

L'integrazione è il meccanismo attraverso il quale i nuovi dipendenti acquisiscono le conoscenze, le competenze e i comportamenti necessari per diventare membri produttivi dell'organizzazione. Pertanto, il processo di accoglienza e integrazione dei nuovi dipendenti è imperativo per tutte le imprese commerciali.

I manager hanno bisogno di strumenti efficaci per trasmettere le informazioni necessarie all'inizio per coinvolgere i nuovi dipendenti e sviluppare un senso di appartenenza all'organizzazione.

Perché è importante formare i nuovi dipendenti?

La formazione è uno strumento cruciale utilizzato non solo per migliorare le prestazioni dei nuovi dipendenti, ma anche per supportarli nell'essere più produttivi, efficienti, felici, motivati e innovativi sul lavoro.

Le impressioni dei nuovi assunti sull'ambiente di lavoro, le figure autoritarie e i colleghi si formano molto presto; la qualità del rapporto datore di lavoro-dipendente dipende da questo. Inoltre, queste impressioni influenzeranno il clima di lavoro, gli atteggiamenti e i comportamenti dei dipendenti e la decisione di rimanere nell'organizzazione.

L'implementazione di una strategia di accoglienza e integrazione generalmente ha un impatto significativo sulla durata dell'impiego, sull'integrazione dei nuovi assunti nell'azienda e sull'adesione dei dipendenti alla missione dell'organizzazione.

È quindi essenziale fornire ai nuovi dipendenti un processo di formazione ben progettato sulla cultura, i valori, la filosofia e le aspettative dell'organizzazione al momento dell'assunzione. Buone pratiche di formazione significano un sistema autonomo nell'organizzazione per sviluppare l'uso delle conoscenze teoriche e pratiche da parte dei dipendenti in modo appropriato.

Un piano di formazione ben costruito per i nuovi assunti garantisce una maggiore autonomia, persegue l'integrazione sociale e aiuta il dipendente a trovare risposte alle sue domande. Così i nuovi dipendenti dimostrano tutto il supporto che l'azienda offre loro per facilitare il processo di adattamento.

Cosa includere in un piano di formazione efficace per un nuovo dipendente
Non esiste un consenso unico e i punti variano tra le organizzazioni e i loro obiettivi finali. Tuttavia, lo scopo principale di tutti i processi di formazione è l'integrazione, e una formazione di successo inizia dal giorno 1 in azienda.

Un piano di formazione per un nuovo dipendente può durare diverse settimane o mesi, a seconda della posizione e dell'organizzazione. Tuttavia, il periodo di adattamento dovrebbe durare tre mesi (il periodo del processo di integrazione).

Un processo di integrazione minimo di 90 giorni per i nuovi dipendenti per abituarsi alla posizione, prepararsi mentalmente per le loro responsabilità, sentirsi valorizzati e supportati, e acquisire le conoscenze e le competenze per avere successo. Un periodo di onboarding esteso può anche ridurre il tempo necessario per diventare produttivi e aumentare il ritorno sull'investimento dell'organizzazione nei dipendenti.

La soddisfazione del cliente migliorerà anche con personale più informato e produttivo. Questo perché tutte le aziende si affidano ai loro dipendenti per svolgere la maggior parte del carico di lavoro, dalla progettazione del prodotto al servizio clienti.

Le competenze dei dipendenti contribuiscono a tutti gli aspetti dell'azienda. Sviluppando le competenze dei dipendenti fin dai primi giorni, porteranno il prodotto o il servizio dell'azienda al livello successivo, e sarà possibile trattenere e attrarre clienti.

Come formare efficacemente i nuovi dipendenti?

• Decidere il metodo di formazione adatto alla tua organizzazione.
• Produrre contenuti di formazione personalizzati e compatibili.
• Iniziare la formazione dal processo di assunzione.
• Scegliere il coordinatore della formazione per i nuovi dipendenti.
• Ricorda che la formazione è un processo continuo.

Esaminiamo attentamente i passaggi del processo di formazione efficiente:

Passo 1: Decidere il metodo di formazione adatto alla tua organizzazione.

Il contenuto di un piano di onboarding per nuovi dipendenti è flessibile ma può generalmente essere diviso in due parti principali: formazione olistica e formazione specifica per una posizione specifica.

Nella formazione olistica per tutti i nuovi dipendenti, è possibile includere moduli sulla cultura e la missione aziendale, il team di alta gestione, regole importanti, regolamenti, ecc. La formazione per un ruolo specifico può essere una formazione di base sui processi e flussi di lavoro di base per una posizione specifica.

Il punto chiave qui è definire quale e quale quantità di corsi saranno forniti per quale tipo di posizioni. A volte può essere dispendioso in termini di tempo e costoso integrare e formare ogni nuovo dipendente faccia a faccia. Questa è una sfida soprattutto per le grandi organizzazioni con un alto tasso di turnover. Pertanto molte organizzazioni e imprese progettano il loro processo di formazione, o almeno una parte di esso, online.

L'e-Learning è un modo vantaggioso e conveniente di formazione. La disponibilità on-demand per visualizzare in qualsiasi momento, la riusabilità, l'accessibilità economica e la personalizzabilità rendono l'e-Learning un'opzione sostenibile per la formazione e lo sviluppo. È quindi possibile creare diverse versioni in base alle diverse posizioni nell'organizzazione.

Coinvolgere metodi di formazione orientati al compito nel tuo processo è un'altra opzione per progettare il percorso di formazione della tua organizzazione per far raggiungere a ogni nuovo dipendente uno standard specifico di qualificazione.

Passo 2: Produrre contenuti di formazione personalizzati e compatibili.

Una breve panoramica dell'azienda è un must-have per i contenuti di formazione per i nuovi assunti. Trasmettere la missione e i dettagli principali sull'organizzazione aiuta a sviluppare un senso di appartenenza all'azienda per i nuovi assunti.

Inoltre, una descrizione del ruolo del nuovo dipendente e degli altri ruoli nel team dovrebbe essere chiarita. Utilizzare un video di benvenuto nei tuoi contenuti di formazione online rende possibile spiegare tutti i dettagli con uno strumento riutilizzabile per tutti i nuovi assunti.

L'introduzione ai contenuti dell'organizzazione come la storia dell'azienda, la missione, i valori fondamentali, i servizi o prodotti forniti e i principali concorrenti nello stesso mercato sono altri contenuti cruciali per un processo di formazione di successo.

I contenuti dovrebbero essere diversificati con corsi specifici in base alle posizioni dei nuovi assunti e coinvolgendo il flusso di lavoro del team. E infine, per la conformità con le regole e le norme dell'azienda, i processi anti-molestie, di sicurezza e disciplinari progressivi dovrebbero essere chiariti nei contenuti di formazione.

Inoltre, identificare i dipendenti chiave nel team e cosa comporta il loro lavoro è uno strumento utile per determinare i contenuti di formazione sui compiti quotidiani e i flussi di lavoro. I consigli dei membri attuali del team sono utili per evitare di trascurare aspetti importanti poiché hanno vissuto in prima persona processi di formazione simili.

Passo 3: Iniziare la formazione dal processo di assunzione.

Un processo di formazione di successo inizia quando i processi di reclutamento finiscono. Ecco alcuni pre-passi per aiutare i nuovi assunti a iniziare positivamente il loro percorso in azienda:

• Invia: Invia tutti i documenti pre-assunzione elettronicamente prima del loro primo giorno di lavoro. Esempi includono documenti legali e contrattuali, manuali dei dipendenti, pass per il parcheggio del primo giorno, codice di abbigliamento e qualsiasi informazione aggiuntiva che il dipendente dovrebbe esaminare.
• Pianifica: Pianifica cosa accadrà e cosa aspettarsi nelle prime settimane e oltre – questo può includere una roadmap trimestrale e annuale per i nuovi assunti.
• Prepara: Prepara lo spazio di lavoro, gli strumenti e le altre risorse essenziali per il nuovo dipendente in anticipo. Arrivare il primo giorno e avere il tuo laptop, cellulare e scrivania pronti creerà una prima impressione positiva. Anche se un nuovo assunto è un appaltatore o utilizza un ufficio condiviso, questo lo farà sentire benvenuto e produttivo.
• Informa: È importante preparare anche il team esistente. Informa l'equipaggio del nome, del ruolo e di altri dettagli essenziali del nuovo dipendente assunto. Se i membri del team sanno che farai il giro per presentarli ai nuovi assunti, saranno più propensi a prendersi il tempo per essere amichevoli e accoglienti.

• Incontra: Programma incontri con contatti importanti. Incontrare persone che saranno la chiave per il successo professionale del nuovo dipendente apre la strada a future comunicazioni, inclusi manager, membri attuali del team e colleghi di altri dipartimenti.

   

Passo 4: Scegliere il coordinatore della formazione per i nuovi dipendenti.

Un grande programma di formazione per i dipendenti assicura che i nuovi assunti siano accolti calorosamente e ricevano le conoscenze di cui hanno bisogno per diventare produttivi. Inoltre, i dipendenti che ricevono una formazione adeguata si sentono più motivati e competenti.

Il processo di onboarding è uno sforzo congiunto tra risorse umane, IT, finanza e il dipartimento del nuovo dipendente. È importante decidere quale dipendente sarà responsabile del processo di formazione e sviluppo dei nuovi assunti.

La maggior parte delle volte, il manager delle assunzioni sarà colui che coordina il processo. Groups fornisce uno strumento di reporting aziendale per ottenere tutti i dati di cui il coordinatore ha bisogno per tenere traccia del processo di formazione dei nuovi dipendenti.

Assistere il nuovo membro del team a comprendere la cultura del team è anche un'altra missione cruciale del coordinatore del manager delle assunzioni. La formazione a livello di team è un modo utile per assistere i nuovi assunti a comprendere i seguenti argomenti importanti, come il flusso di lavoro del team, la gerarchia nel team e le metriche di valutazione per monitorare la produttività dei membri del team.

Passo 5: Ricorda che la formazione è un processo continuo.

Poiché la formazione è un processo continuo per l'integrazione dei nuovi dipendenti, tieni presente che trasformare i nuovi assunti in membri eccezionali del team richiede tempo. Tuttavia, con un programma di formazione ben progettato, tutto quel lavoro sarà considerevolmente più semplice e i nuovi assunti inizieranno a produrre risultati efficaci rapidamente.

Essere un coach di integrazione altamente disponibile è utile per farli sentire a proprio agio nel venire da te o dal supervisore del team.

Inoltre, inviare periodicamente email e fornire feedback regolari sui loro progressi e risultati, fornendo loro tutte le risorse di cui hanno bisogno, rende l'integrazione un'esperienza facile sia per i nuovi dipendenti che per il team. Il feedback regolare impedisce ai dipendenti di continuare a commettere gli stessi errori più e più volte.

Programmare riunioni di revisione regolari è un ottimo modo per mostrare i progressi di un nuovo dipendente. Con l'aiuto di incontri di persona, sarà possibile comprendere reciprocamente lo sviluppo dei nuovi assunti e i beneficiari del processo di formazione applicato.

I team di successo si basano sulla comunicazione e sulla collaborazione. Costruisci piccoli equipaggi per studi di caso, progetti specifici o brainstorming per nutrire la cultura lavorativa per lo sviluppo congiunto.

Abbinare i nuovi assunti a un mentore e co-decidere le pietre miliari del processo di formazione lungo il processo di formazione sono anche modi utili per facilitare l'integrazione dei nuovi assunti nell'azienda.

Cosa evitare in un programma di formazione per nuovi assunti

Costruire una forza lavoro produttiva è un compito arduo per molte aziende. Ecco alcuni errori da evitare durante la formazione di un nuovo dipendente:

• Evitare il favoritismo, poiché è importante mostrare un'attenzione uguale il più possibile ai membri attuali del team per gestire l'ambiente sociale in ufficio.
• Rallenta e prendila con calma perché sovraccaricare molte nuove informazioni può influire negativamente sul processo di apprendimento.
• Ascolta il tuo nuovo dipendente e assicurati che abbiano spazio per fare domande e dare feedback sul loro processo.

• Non sottovalutare il rapporto tra i membri attuali del team e i nuovi dipendenti assunti; un ambiente di lavoro sano è uno degli elementi essenziali per team di successo.

   

Cosa offrono le funzionalità di Groups per formare efficacemente i nuovi dipendenti?

Gli strumenti di formazione contenenti testo, video, immagini, allegati, giochi e file audio sono ottime opzioni, poiché il percorso di apprendimento di ciascuna persona è diverso da un altro. Utilizzando metodi di valutazione, sarà anche possibile ottenere informazioni sul livello di competenza dei nuovi assunti. La funzione di flusso del corso di Groups è un'ottima opzione per riunire tutti questi strumenti. Crea il flusso del corso utilizzando materiali preesistenti.

Con le soluzioni di apprendimento di Groups per professionisti, aggiungi divertimento e collaborazione ai tuoi contenuti di formazione con giochi e attività perspicaci. Valuta i tuoi studenti nel modo più divertente possibile invece di utilizzare i tradizionali metodi di valutazione domanda e risposta.

Groups fornisce l'opzione di valutare i tuoi dipendenti con attività divertenti e interattive come quiz Reach-for-the-Top, dibattiti, ecc. Le opzioni di registrazione delle sessioni di Groups, è possibile risparmiare tempo e risorse riutilizzando i tuoi contenuti di formazione.

Inoltre, le funzionalità di videoconferenza di Groups, è possibile condividere fino a 50 telecamere in una singola sessione o utilizzare eventi di formazione o live in persona di qualità HD in cui i nuovi dipendenti possono incontrare manager e altri colleghi.

Con Groups, lascia che il processo di formazione sia un'esperienza memorabile per i nuovi assunti della tua azienda.