How to take attendance in an online class: attendance report

La frequenza e la partecipazione sono fondamentali per un ambiente di apprendimento fruttuoso. Pertanto, prendere le presenze è una pratica molto comune nell'istruzione formale così come in molti altri tipi di formazione. Prendere le presenze era considerato semplice nell'ambiente tradizionale della classe fisica. Tuttavia, le cose sono diventate un po' più complicate con l'istruzione e la formazione online che stanno diventando più popolari in tutto il mondo.

Le riunioni online hanno portato problemi di concentrazione per coloro che erano abituati agli ambienti di lavoro tradizionali e hanno avuto difficoltà ad adattarsi al nuovo sistema. E poiché la frequenza è un fattore significativo nella produttività, garantire la frequenza è diventato un problema vitale dal punto di vista degli istruttori. Pertanto, sono emersi nuovi metodi di rilevamento delle presenze per renderlo più conveniente.

Di seguito parleremo di diversi modi per prendere le presenze in una classe online. Anche se la maggior parte dei metodi nuovi è praticamente facile, i sistemi di gestione dell'istruzione dovrebbero impegnarsi di più nel combinare efficacia tecnica e maggiore coinvolgimento.

Come prendere le presenze per le classi online?

Gli istruttori hanno varie opzioni classiche e nuove per tenere traccia delle presenze in una classe online. Ecco alcuni modi per valutare la presenza dei partecipanti in un ambiente virtuale:

Presenza Manuale

Prendere le presenze manualmente è il metodo classico che è, ovviamente, ampiamente applicabile alle classi fisiche ma anche frequentemente utilizzato negli ambienti online. L'istruttore può facilmente segnare i nomi su un elenco manuale o digitale semplicemente trovando i nomi di coloro che hanno partecipato alla sessione.

Nelle classi online, la presenza manuale è utile, soprattutto per gli istruttori vecchio stile che non sono molto esperti di tecnologia. Tuttavia, questo metodo ha alcuni svantaggi.

In primo luogo, è un modo che richiede tempo per gestire le presenze. E, cosa più importante, non è un metodo molto coinvolgente nel senso che i partecipanti possono semplicemente unirsi alla sessione ma potrebbero non seguire ciò che sta accadendo o andarsene dopo la registrazione della presenza.

Rapporti di Google Forms

Questo è un metodo leggermente più interattivo per prendere le presenze che può essere eseguito tramite Google Forms. L'istruttore può semplicemente avviare un documento Google Form e condividerlo durante la sessione in modo che i partecipanti possano segnare la loro presenza da soli.

Su Google Forms, i partecipanti devono compilare alcuni campi obbligatori prima di inviare. Un vantaggio di questo metodo rispetto alla presenza manuale è che i partecipanti devono segnarla genuinamente da soli perché ricevono il modulo ai loro indirizzi email personali.

Inoltre, l'istruttore può mettere queste informazioni su un foglio di calcolo per raccogliere informazioni sulle presenze per più classi.

Presenza Video

In questo metodo, l'istruttore può interagire con le persone presenti nella sessione e filtrare quelle assenti. È un metodo sociale e utile se la dimensione della classe è relativamente piccola e le persone tengono le loro telecamere accese. Ma prendere la presenza video non è molto pratico se la dimensione della classe rende difficile e dispendioso in termini di tempo interagire con tutti i partecipanti uno per uno.

Inoltre, anche se la dimensione della classe è gestibile per l'interazione, non tutti sono sempre disponibili a tenere la telecamera accesa o a parlare in momenti casuali. È particolarmente il caso delle persone che condividono i loro spazi privati con altri o che hanno responsabilità di cura.

Sfortunatamente, questo è uno degli svantaggi dell'istruzione online che potrebbe rivelare disuguaglianze negli ambienti delle persone. Quindi, è importante fornire opportunità ai partecipanti di impegnarsi nei modi più confortevoli per loro.

Prendere le Presenze in Zoom e Teams: Rapporti di Presenza

Zoom e Microsoft Teams sono due software di riunioni online che hanno guadagnato enorme popolarità con l'ascesa della classe digitale. Di conseguenza, questi programmi hanno sviluppato strumenti integrati per la segnalazione delle presenze in un ambiente di classe online.

Diamo un'occhiata a come questi programmi aiutano gli istruttori a prendere le presenze. Il metodo principale per entrambi i software sono i rapporti di presenza esportabili. La presenza viene solitamente eseguita con un paio di clic.

Rapporto di Presenza Zoom

Per prendere le presenze in Zoom, l'istruttore dovrebbe prima accedere alla versione web del software. In questa scheda, i dati di “Utilizzo” sono disponibili nella sezione “Rapporti”. Il passo successivo è scorrere l'intervallo di date o utilizzare la barra di ricerca per trovare la sessione per cui prendere le presenze. Le informazioni sui partecipanti possono essere facilmente raggiunte lì.

La prima cosa da sapere è che se lo stesso studente ha partecipato alla sessione due volte, il programma duplica questo nome con informazioni separate sulla durata. Questo potrebbe creare un po' di confusione nelle classi affollate, ma può essere risolto con l'opzione "Mostra utenti unici" in modo che ogni partecipante possa essere visualizzato con la loro durata totale di presenza. Sfortunatamente, non è possibile scoprire se il partecipante si è disconnesso a causa di problemi tecnici o ha semplicemente lasciato la riunione.

Il rapporto di presenza può essere facilmente rivisto ed esportato. L'istruttore può esportare il rapporto senza gli altri dati della riunione, ma vedere i dati della riunione sarebbe un'opzione più chiara se vengono esportate più sessioni. Il rapporto verrà esportato come file Excel e archiviato in un file.

Possiamo dire che è tecnicamente facile prendere le presenze su Zoom, ma c'è un punto critico da considerare. Il rapporto di presenza di Zoom è disponibile solo per 30 minuti dopo la fine di una riunione. Quindi, è importante agire prontamente per non perdere i dati necessari.

Rapporto di Presenza Teams

Teams di Microsoft consente anche agli istruttori di visualizzare e scaricare il rapporto di presenza in una classe online. A differenza di Zoom, il rapporto può essere raggiunto dall'interno dell'app, è nel riquadro “Partecipanti” della riunione. Questa funzione rende più facile prendere le presenze all'inizio della classe.

L'istruttore può anche raggiungere il rapporto facendo clic sull'icona “Calendario” su Teams. La scheda “Presenza” della data della riunione pertinente visualizza questi dati.

Dopo che il rapporto di presenza di Teams è stato rivisto dall'istruttore, può essere scaricato come file CSV. Inoltre, l'amministratore della riunione può scegliere se anche gli organizzatori della riunione possono scaricare i rapporti di presenza. Questa impostazione può essere effettuata tramite le “Impostazioni delle politiche della riunione.”

Trovare un Modo Coinvolgente per la Presenza

Anche se Zoom e Teams portano un tocco analitico al rilevamento delle presenze, ci sono alcuni svantaggi nei loro metodi di presenza. I rapporti di presenza di Zoom e Teams forniscono dati ben progettati all'istruttore, ma non contribuiscono a misurare il coinvolgimento in classe. Da una prospettiva di apprendimento, rimangono tecnici.

Groups è una piattaforma di classe virtuale creativa nota per le sue caratteristiche di gamification. Questo è qualcosa di super utile in un ambiente online. Groups consente la collaborazione tra i partecipanti, facilitando il compito dell'istruttore.

Come prendere le presenze in Groups

Groups ha un sistema di presenza socialmente efficiente che funziona con uno strumento di sondaggio. In questo sistema, i partecipanti devono rispondere a domande durante la classe online. E la parte interessante è che queste domande appaiono sullo schermo casualmente più volte in una sessione.

Poiché le domande appaiono in momenti casuali, i partecipanti non possono semplicemente sfuggire alla classe dopo essersi segnati all'inizio della classe. Tutti devono essere svegli.

Le domande di presenza sono spesso divertenti e spiritose. Questa è una caratteristica che aumenta il coinvolgimento dei partecipanti. Queste domande funzionano come rompighiaccio e facilitano la comunicazione tra i partecipanti, e alla fine rendono i partecipanti più interessati e coinvolti.

Andando oltre i rapporti di presenza tecnici, Groups garantisce che tutti ottengano il massimo da un corso online. Il sistema di presenza di Groups aiuta anche l'istruttore a valutare i partecipanti in modo efficace ed efficiente.

Per riassumere

La presenza è un incentivo utile per gli studenti a mantenere la concentrazione in classe. È strettamente legata alla motivazione. Gli studenti altamente motivati sono più propensi a frequentare le lezioni regolarmente, a partecipare attivamente e a ottenere risultati migliori. Ecco perché mantenere la presenza in ambienti fisici e online è una delle questioni a cui gli istruttori prestano più attenzione.

In una classe online, vari tipi di software di riunione possono essere facilmente utilizzati per prendere le presenze in modi diversi. Ma le analisi non sono sufficienti da sole. Il miglior percorso da seguire è quello che combina facilità analitica con coinvolgimento. Questa è la formula semplice ma potente per la qualità e la conformità di una classe online.

Groups è uno dei sistemi di gestione dell'istruzione più promettenti che applica metodi efficaci per l'insegnamento online. Il sistema di presenza è uno di questi. Il valore di includere un sistema di presenza pratico e coinvolgente nel processo di progettazione del corso online sarà sicuramente esplorato ulteriormente in futuro.