Освітній центр надихає молодих студентів на досягнення своїх цілей та створює міцний фінансовий фундамент для навчання
12 травня, 2022
Компанія
The Learning Lab
Розташування
Сінгапур
Галузь
Управління освітою
Продукти
Розширені фінансові функції Constructor: основні засоби, управління доходами майбутніх періодів, міжфірмовий облік, облік запасів і управління замовленнями
Відгуки наших клієнтів
«Ми допомогли десяткам тисяч учнів досягти найкращих особистих результатів і впродовж багатьох років плекали в них любов до навчання. Надійне ERP-рішення дає клієнтам ще більше довіри до того, що ми робимо, і готує учнів до успіху сьогодні та в майбутньому».
Ying-Jian Chan
Колишній фінансовий директор
The Learning Lab
Огляд
The Learning Lab — провідний освітній центр для дошкільнят, учнів початкової та середньої школи й студентів підготовчих коледжів у всьому Сінгапурі. Для роботи своїх регіональних освітніх центрів він використовував набір розрізнених індивідуальних пакетів для виставлення рахунків, обліку відвідуваності та управління клієнтами, а також застарілу бухгалтерську програму.
За ізольованих застосунків було важко отримати єдину узгоджену версію даних, і керівники розуміли: щоб зростати й зосередитися на найкращих навчальних рішеннях для клієнтів, це треба змінити. Прагнучи стати освітнім центром першого вибору в конкурентному середовищі та створити сучасну фінансову основу, що спирається на дані, The Learning Lab впровадив систему планування ресурсів підприємства (ERP), створену для освіти, від Constructor.
Ключові результати
Об’єднали розрізнені бізнес-застосунки в одну інтегровану систему й оптимізували всю роботу
Позбулися повторного введення даних, зокрема подання заявок на відшкодування витрат, і скоротили ресурси, потрібні для роботи організації
Посилили співпрацю між ізольованими командами, покращили комунікацію та підвищили задоволеність клієнтів
Отримали глибший доступ до даних про доходи й фінанси, що покращило ухвалення рішень і фінансове управління
Покращили видимість запасів завдяки міжфірмовому модулю: облік став точнішим, а товари можна миттєво знайти в будь-якому регіональному центрі
Отримали сучасну бізнес-платформу для майбутнього зростання з можливістю додавати нові функції та інтегрувати сторонні рішення
Виклики
The Learning Lab — приватна організація додаткової освіти із Сінгапуру, яка прагне розкрити найкраще в кожному учневі. Вона навчає понад 12 000 учнів англійської мови, математики та природничих наук і допомагає їм мислити поза межами класу. Роками компанія покладалася на застарілу версію Microsoft Dynamics для головної книги та основних засобів, на розроблену на замовлення систему виставлення рахунків без внутрішнього контролю, на CRM та інше програмне забезпечення для рахунків, обліку відвідуваності й розкладу занять.
«Компанія використовувала дуже застарілу бухгалтерську програму для базового обліку, — каже Ying-Jian Chan, колишній фінансовий директор. — Наша фінансова команда зрозуміла, що з нашими обсягами та темпами зростання так тривати не може, і вирішила замінити її фінансовим рішенням із надійним управлінням грошовими коштами, заявками на відшкодування витрат і закупівлями».
Оскільки стара система була примітивною і не була пов’язана з CRM компанії, фінансова команда отримувала разом із замовленням дуже мало даних про клієнта. Наприклад, вона не бачила, яке заняття придбали батьки, коли воно почнеться чи який предмет обрав учень. Також було невідомо, який центр відвідуватиме учень, тож правильно розподілити доходи було майже неможливо.
Доступ до фінансової системи мали лише кілька з приблизно 500 працівників The Learning Lab, тому звіти про витрати й інші фінансові дані вводила команда з двох осіб. Ця виснажлива робота означала введення тих самих даних про транзакції в різні застосунки, що сповільнювало процеси й додавало зайвої ручної праці.
«Система не була розрахована на те, щоб підтягувати інформацію про заняття в рахунок», — каже Shirley Lim, тодішня фінансова директорка The Learning Lab. До того ж, за її словами, «не було можливості налаштувати контроль (доступу), тож ми не могли надати багатьом членам команди доступ до інформації, потрібної для роботи. Застосунок для рахунків не мав графіка дебіторської заборгованості, і в нас було багато проблем із перевіркою та звіркою даних».
Пані Lim уже мала досвід роботи з ERP від SAP та Oracle і почала шукати хмарну ERP не лише з сильними фінансовими функціями, а й із простою інтеграцією з іншими застосунками. Крім того, потрібне було рішення для освітніх закладів — гнучка система, здатна відстежувати тисячі учнів, які відвідують одне чи два з 2 000 занять, що проводяться щотижня. Коротко кажучи, The Learning Lab потребував ERP, створеної для освіти, яка вимагала б мінімальних витрат на налаштування.
«Нам потрібне було щось доступне й гнучке. Ми не хотіли бути прив’язаними до одного рішення, а хотіли мати змогу поєднувати найкраще програмне забезпечення для різних потрібних нам функцій», — зазначила Shirley Lim. The Learning Lab шукав готове фінансове рішення, просте у використанні й доступне з будь-якого регіонального центру, щоб зосередитися на освітніх послугах для клієнтів.
Рішення
Спираючись на поради провідних експертів з освіти, Constructor пропонує практичний досвід навчання та реальні результати, забезпечуючи клієнтів у всьому світі постійним і простим у впровадженні потоком актуальних навчальних інструментів і живого контенту.
Керівники компанії обговорили можливі ERP-рішення з кількома постачальниками, проаналізували сильні й слабкі сторони кожного та звузили список варіантів. Зрештою команда обрала Constructor для впровадження нового бізнес-рішення, створеного для освітніх закладів і навчальних центрів.
Переваги
Ефективніша робота навчального центру
The Learning Lab скоротив кілька посад, які раніше займалися лише ручним перенесенням даних між різними фінансовими системами. Кожен працівник має доступ до нової системи від Constructor на відповідному рівні безпеки, що спрощує роботу фінансової команди, яка через обмежений контроль доступу в старій системі виконувала безліч різних завдань. Тепер, наприклад, кожен працівник сам вносить свої заявки на відшкодування витрат, а не покладається на одну людину, яка обробляла всі заявки та вводила дані.
«Ієрархія погоджень дає керівникам прозорість і самостійність, — каже пан Chan. — Оскільки система хмарна, ми можемо працювати звідусіль і будь-коли, і саме в цьому напрямку все рухається».
Завдяки Constructor The Learning Lab краще бачить роботу організації і вперше має доступ до дебіторської та кредиторської заборгованості в реальному часі.
«Раніше більшість транзакцій доводилося вручну вводити в систему рахунків, а тепер ми можемо ефективно завантажувати великі обсяги даних пакетами, — каже він. — Ми також зменшили обсяг транзакційної роботи, скоротили рутинні завдання, і наша команда може зосередитися на задачах із вищою цінністю».
Гнучка архітектура добре інтегрується як із Microsoft Dynamics 365, який The Learning Lab використовує для управління клієнтами та як інформаційну систему учнів, так і з Unit 4, його HR-системою, що робить усю роботу ефективнішою.
У майбутньому The Learning Lab планує створити простий інтерфейс зі своїм застосунком Front Desk, який дасть користувачам розширені інструменти, наприклад швидкий пошук історії рахунків і платежів клієнтів. Також заплановано впровадити функціональність закупівель, щоб замінити ручні процеси закупівель та інтегрувати їх з Advanced Financials. Це дасть пряме підключення до банківських даних, ще більше скоротить ручне введення та спростить звірку.
Гнучке й зручне рішення
Пані Lim високо оцінила інтерфейс, який легко освоїти й використовувати: він «простий і зрозумілий, тож навіть користувачі, які раніше не працювали з ERP, швидко вчаться та адаптуються».
Організація покращила комунікацію з клієнтами та розвинула свої онлайн-курси. Тепер клієнти отримують рахунки з датами занять, адресою та інформацією про центр, що значно зменшило кількість дзвінків і листів від батьків, які шукали цю інформацію, і підвищило загальну задоволеність клієнтів. Надійна сучасна бізнес-платформа для зростання
Найважливіше — тепер The Learning Lab має єдину узгоджену версію даних і фінансову систему, якій може довіряти. «Фінансовий відділ завжди прагнув мати одну версію правди, тож доступ до інформації для інших зацікавлених сторін дасть їм змогу працювати разом із фінансами, щоб інформацію правильно визнавали та враховували», — сказала пані Lim.
Впровадження сучасної хмарної ERP підтримує курс The Learning Lab на рішення, що спираються на дані, і допомагає залишатися конкурентоспроможним. «Рішення з експертизою в освіті, яке водночас забезпечує ефективні бізнес-процеси, гарантує нам належне фінансове управління та контроль, — каже пан Chan. — Наша мета — допомагати десяткам тисяч учнів досягати найкращих особистих результатів завдяки продуманій освітній структурі, яка роками плекає їхню любов до навчання».
