Learning Lab - провідний освітній центр для дітей дошкільного, початкового, середнього та молодшого шкільного віку в Сінгапурі. Для управління регіональними освітніми центрами використовувався набір розрізнених індивідуальних пакетів для виставлення рахунків, обліку відвідуваності, управління клієнтами, а також застарілий бухгалтерський пакет.
Серед розрізнених додатків було важко знайти єдину цілісну версію; керівники знали, що для розвитку та зосередження на наданні своїм клієнтам найкращих навчальних рішень необхідно було оновити систему. Бажаючи стати кращим освітнім центром у конкурентному середовищі та створити сучасну фінансову базу на основі даних, The Learning Lab розгорнула систему планування ресурсів підприємства (ERP), розроблену для освітніх послуг, що надаються компанією Constructor.
- Об'єднали розрізнені бізнес-додатки в одну інтегровану систему, оптимізувавши всю роботу
- Усунено багатократне введення даних, включаючи подання претензій, що зменшило ресурси, необхідні для роботи організації
- Посилення співпраці між розрізненими командами, покращення комунікації та підвищення рівня задоволеності клієнтів
- Отримано глибший доступ до доходів та фінансових даних, що покращило процес прийняття рішень та фінансового управління
- Покращена видимість запасів завдяки внутрішньофірмовому модулю, що підвищило точність і можливість миттєвого визначення місцезнаходження продуктів у регіональних центрах
- Отримали сучасну бізнес-платформу для майбутнього зростання з можливістю додавання нової функціональності та інтеграції сторонніх рішень
Learning Lab - це приватна освітня організація, що базується в Сінгапурі та прагне розкрити найкращі здібності кожного студента. Вона охоплює понад 12 000 студентів, викладаючи англійську мову, математику та природничі дисципліни, даючи можливість студентам мислити за межами класу. Протягом багатьох років компанія покладалася на застарілу версію Microsoft Dynamics для ведення головної бухгалтерської книги та обліку основних засобів, спеціальну систему виставлення рахунків, якій бракувало внутрішнього контролю, CRM та інше програмне забезпечення для виставлення рахунків, обліку відвідуваності та складання розкладу занять.
"Компанія використовувала дуже застаріле програмне забезпечення для ведення базової бухгалтерії, - розповідає Ін-Дзянь Чан, колишній фінансовий директор. "Наша фінансова команда зрозуміла, що це не є стійким, враховуючи наші обсяги та зростання, і вирішила замінити його на фінансове рішення з надійним фінансовим менеджментом для управління грошовими коштами, заявками на витрати та закупівлями".
Оскільки стара система була примітивною і не була підключена до CRM компанії, фінансова команда не отримувала багато даних про клієнтів разом із замовленням. Наприклад, вони не мали доступу до глибокої інформації, наприклад, про те, який урок придбали батьки, коли почнеться сесія або який предмет обрав учень. Вони також не знали, який центр відвідуватиме учень, що робило майже неможливим належний розподіл доходів.
Лише кілька з приблизно 500 працівників "Лабораторії навчання" мали доступ до фінансової системи, і лише команда з двох осіб вводила в систему звіти про витрати та іншу фінансову інформацію. This tedious task included entering the same transactional information into different applications resulting in slower processes and unnecessary manual labor.
Система не була спроектована так, щоб вносити інформацію про сесію в рахунок-фактуру", - розповідає Ширлі Лім, тодішній фінансовий директор The Learning Lab. Крім того, "не було можливості встановити контроль (доступу), тому ми не могли надати багатьом членам команди доступ до інформації, яка може знадобитися їм для виконання своєї роботи. Білінгова програма не мала графіку АР, і ми мали багато проблем з перевіркою та узгодженням", - зазначила вона.
Пані Лім мала попередній досвід використання ERP-систем від SAP та Oracle і розпочала пошук хмарної ERP-системи не лише з потужними фінансовими показниками, але й з можливістю легкої інтеграції з іншими додатками. Крім того, їм було потрібне рішення, розроблене для навчальних закладів, гнучка система, яка б розуміла і адаптувалася до необхідності відстежувати і контролювати тисячі студентів, які відвідують один або два з 2 000 занять, що пропонуються щотижня. Коротше кажучи, The Learning Lad потребував ERP-систему, створену для освіти, яка пропонувала б програмне забезпечення з мінімальними витратами на кастомізацію.
"Нам потрібно було щось доступне і гнучке. Ми не хотіли відчувати себе обмеженими лише одним рішенням, а хотіли мати можливість підключати найкраще у своєму класі програмне забезпечення для різних функцій, які нам були потрібні", - зазначила Ширлі Лім. Навчальна лабораторія хотіла отримати готове рішення для управління фінансами, яке було б простим у використанні та доступним з будь-якого з регіональних центрів, що дозволило б їм зосередитися на освітніх пропозиціях для своїх клієнтів.
Розроблений провідними експертами в галузі освіти, Constructor забезпечує практичний досвід навчання та реальні результати, що призводить до безперервного та простого у використанні потоку актуальних навчальних інструментів та живого контенту для клієнтів по всьому світу.
Керівники компанії обговорили можливі ERP-рішення з кількома постачальниками рішень, вивчили сильні та слабкі сторони декількох з них, звузивши свій список варіантів. Зрештою, команда обрала Constructor для впровадження нового бізнес-рішення, призначеного для освітніх установ та навчальних центрів.
Більш ефективні навчальні операції
Навчальна лабораторія ліквідувала кілька посад, які раніше займалися виключно ручним введенням даних між різними фінансовими системами. Кожен співробітник може отримати доступ до нової системи, наданої Constructor, з відповідним рівнем безпеки, що спрощує процес для фінансової команди, яка раніше виконувала широкий спектр завдань через обмежений контроль доступу в старій системі. Наприклад, тепер кожен співробітник вводить в систему свої власні заявки на витрати, замість того, щоб покладатися на одну людину, яка б займалася всіма заявками і введенням даних.
"Ієрархія затвердження дає менеджерам більше можливостей для контролю та автономії, - каже пан Чан. "Завдяки хмарним технологіям ми можемо працювати з будь-якого місця і в будь-який час, і це той напрямок, в якому все рухається".
Завдяки Constructor Навчальна лабораторія має більше можливостей для контролю над діяльністю організації, зокрема, вперше отримала доступ до доповненої та бездротової комунікації в режимі реального часу.
"Раніше нам доводилося вручну вводити більшість транзакцій у білінгову систему, тепер ми можемо ефективно завантажувати великі обсяги інформації", - каже він. "Ми також змогли зменшити обсяг транзакційної роботи, мінімізувавши рутинні завдання і дозволивши нашій команді зосередитися на завданнях з більшою доданою вартістю".
Гнучка архітектура добре інтегрується як з Microsoft Dynamics 365, яку The Learning Lab використовує для управління клієнтами та як інформаційну систему для студентів, так і з системою управління персоналом Unit 4, що робить всю роботу більш ефективною.
У майбутньому Навчальна лабораторія планує створити простий користувацький інтерфейс для свого додатку Front Desk, який надасть користувачам просунуті інструменти, такі як доступ до швидкого пошуку клієнтських рахунків/історії платежів. Також планується впровадити функцію закупівель, щоб замінити ручні процеси закупівель та інтегрувати їх з розширеними фінансовими можливостями. Це забезпечить прямий зв'язок з їхніми банківськими каналами, що ще більше скоротить роботу з введення даних і полегшить узгодження.
Гнучке, просте у використанні рішення
Пані Лім високо оцінила легкий у вивченні і використанні інтерфейс, який "є простим і зрозумілим, що дозволяє навіть користувачам, які не мали досвіду роботи з програмним забезпеченням ERP, швидко навчатися і адаптуватися".
Організація покращила комунікацію зі своїми клієнтами, просуваючи свої пропозиції онлайн-навчання. Тепер вони отримують рахунки із зазначенням дат занять, місцезнаходження та інформації про центр, що значно зменшило кількість дзвінків та електронних листів від батьків, які шукають певну інформацію, і підвищило загальний рівень задоволеності клієнтів. Надійна, сучасна бізнес-платформа для зростання
Найважливіше те, що The Learning Lab тепер має надійну версію та фінансову систему, якій можна довіряти. "Фінансовий відділ завжди прагнув звітувати лише про одну версію правди, тому наявність інформації, доступної для решти наших зацікавлених сторін, дозволить їм співпрацювати з фінансовим відділом, щоб забезпечити належне визнання та облік інформації", - зазначила пані Лім.
Впровадження сучасної хмарної ERP-системи підтримує прагнення The Learning Lab орієнтуватися на дані та залишатися конкурентоспроможною. "Впровадження рішення з досвідом у сфері освіти, яке одночасно пропонує ефективні бізнес-процеси, гарантує, що ми маємо належне фінансове управління та контроль", - каже пан Чан. "Наша мета - підтримати десятки тисяч студентів у досягненні їхніх особистих найкращих результатів завдяки ретельно розробленій освітній структурі, яка виховує їхню любов до навчання протягом багатьох років".