The Learning Lab è il principale centro educativo per studenti delle scuole materne, elementari, medie e superiori di Singapore. Per gestire i suoi centri educativi regionali, utilizzava una serie di pacchetti su misura scollegati tra loro per la fatturazione, la rilevazione delle presenze, la gestione dei clienti e un pacchetto contabile legacy.
Era difficile ottenere un'unica versione consolidata tra le applicazioni disgiunte; i dirigenti sapevano che era necessario aggiornarla per crescere e concentrarsi sulla fornitura ai clienti delle migliori soluzioni di apprendimento. Desideroso di essere il centro di formazione preferito in un ambiente competitivo e di creare una base finanziaria moderna e basata sui dati, The Learning Lab ha implementato un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) progettato per l'istruzione fornita da Constructor.
- Ha collegato le diverse applicazioni aziendali in un unico sistema integrato, semplificando l'intera operazione.
- Eliminazione di molteplici inserimenti di dati, tra cui l'invio di richieste di risarcimento, con conseguente riduzione delle risorse necessarie per il funzionamento dell'organizzazione.
- Aumento della collaborazione tra team isolati, migliorando la comunicazione e consentendo una maggiore soddisfazione dei clienti.
- Ottenuto un accesso più approfondito ai dati finanziari e sui ricavi, migliorando il processo decisionale e la governance finanziaria.
- Miglioramento della visibilità dell'inventario con il modulo intercompany, aumentando l'accuratezza e la capacità di localizzare istantaneamente i prodotti in tutti i centri regionali.
- Acquisizione di una moderna piattaforma aziendale per la crescita futura, con la possibilità di aggiungere nuove funzionalità e soluzioni integrate di terze parti.
The Learning Lab è un'organizzazione privata di arricchimento educativo con sede a Singapore che si impegna a far emergere il meglio di ogni studente. Raggiunge oltre 12.000 studenti insegnando loro le discipline dell'inglese, della matematica e delle scienze, e li mette in grado di pensare oltre i confini della classe. Per anni, l'azienda si è affidata a una versione obsoleta di Microsoft Dynamics per la contabilità generale e le immobilizzazioni, a un sistema di fatturazione personalizzato privo di controlli interni, a un CRM e ad altri software per gestire la fatturazione, le presenze e la programmazione delle lezioni.
L'azienda utilizzava un software di contabilità molto obsoleto per la gestione dei libri contabili di base", afferma Ying-Jian Chan, ex direttore finanziario. "Il nostro team finanziario si è reso conto che non era sostenibile, visti i nostri volumi e la nostra crescita, e ha deciso di sostituirlo con una soluzione finanziaria con una solida gestione finanziaria per la gestione della liquidità, delle spese e degli acquisti".
Poiché il vecchio sistema era rudimentale e non era collegato al CRM dell'azienda, il team finanziario non riceveva molti dati sui clienti con un ordine. Ad esempio, non potevano accedere a informazioni importanti come la lezione acquistata da un genitore, l'orario di inizio della sessione o la materia scelta da uno studente. Inoltre, non sapevano quale centro avrebbe frequentato lo studente, rendendo quasi impossibile una corretta allocazione dei ricavi.
Solo alcuni dei circa 500 dipendenti di The Learning Lab avevano accesso al sistema finanziario, lasciando a un team di due persone il compito di inserire nel sistema le note spese e altre informazioni finanziarie. Questo noioso compito prevedeva l'inserimento delle stesse informazioni transazionali in applicazioni diverse, con conseguente rallentamento dei processi e inutile lavoro manuale.
Il sistema non era stato progettato per inserire le informazioni sulla sessione nella fattura", afferma Shirley Lim, all'epoca direttore finanziario di The Learning Lab. Inoltre, "non c'era la possibilità di impostare controlli (di accesso), quindi non potevamo consentire a molti membri del team di accedere alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro". L'applicazione di fatturazione non disponeva di un calendario di AR e avevamo molti problemi di convalida e riconciliazione", ha dichiarato.
La signora Lim aveva già avuto esperienze precedenti con gli ERP di SAP e Oracle e ha iniziato la ricerca di un ERP basato sul cloud che non solo fosse solido dal punto di vista finanziario, ma che fosse anche in grado di integrarsi facilmente con altre applicazioni. Inoltre, avevano bisogno di una soluzione progettata per gli istituti scolastici, un sistema flessibile che comprendesse e si adattasse alla necessità di tenere il passo e tracciare le migliaia di studenti che frequentavano uno o due dei 2.000 corsi offerti a settimana. In breve, The Learning Lad aveva bisogno di un ERP costruito per l'istruzione, che offrisse un software con un costo minimo di personalizzazione.
"Avevamo bisogno di qualcosa di accessibile e flessibile. Non volevamo sentirci vincolati a un'unica soluzione, ma poter collegare i migliori software per le diverse funzioni di cui avevamo bisogno", ha dichiarato Shirley Lim. Il Learning Lab desiderava una soluzione finanziaria pronta all'uso, facile da usare e accessibile da qualsiasi centro regionale, che gli permettesse di concentrarsi sull'offerta formativa per i propri clienti.
Constructor, con la consulenza di esperti di formazione all'avanguardia, offre esperienze di apprendimento pratico e risultati reali, portando a un flusso continuo e facile da implementare di strumenti di formazione pertinenti e contenuti dal vivo per i clienti di tutto il mondo.
I dirigenti dell'azienda hanno parlato di possibili soluzioni ERP con diversi fornitori di soluzioni, hanno esaminato i punti di forza e di debolezza di varie soluzioni e hanno ristretto la loro lista di opzioni. Alla fine, il team ha scelto Constructor per implementare la nuova soluzione aziendale progettata per le istituzioni educative e i centri di apprendimento.
Operazioni di formazione più efficaci
Il Learning Lab ha eliminato diverse posizioni precedentemente dedicate esclusivamente all'inserimento manuale dei dati tra i diversi sistemi finanziari. Ogni dipendente può accedere al nuovo sistema fornito da Constructor con il livello di sicurezza appropriato, semplificando il processo per il team finanziario che in precedenza gestiva un'ampia varietà di compiti a causa dei controlli di accesso limitati del vecchio sistema. Ora, ad esempio, ogni dipendente inserisce nel sistema le proprie note spese, anziché affidare a una sola persona la gestione di tutte le richieste e l'inserimento dei dati.
"Una gerarchia di approvazione consente ai manager di avere visibilità e autonomia", spiega Chan. "Essendo basato sul cloud, siamo in grado di lavorare meglio da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, e questa è la direzione in cui tutto sta andando".
Con Constructor, The Learning Lab ha una maggiore visibilità sulle operazioni dell'organizzazione, tra cui, per la prima volta, l'accesso alla visibilità in tempo reale dei costi di gestione.
"In precedenza dovevamo inserire manualmente la maggior parte delle transazioni nel sistema di fatturazione, mentre ora possiamo caricare in batch una grande quantità di informazioni in modo efficiente", spiega. "Siamo anche riusciti a ridurre il volume di lavoro transazionale, minimizzando le attività banali e consentendo al nostro team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto".
L'architettura flessibile si integra bene sia con Microsoft Dynamics 365, che The Learning Lab utilizza per la gestione dei clienti e come sistema informativo per gli studenti, sia con Unit 4, il suo sistema per le risorse umane, rendendo più efficiente l'intera operazione.
In futuro, il Learning Lab prevede di creare un'interfaccia utente semplice con l'applicazione Front Desk, che consentirà agli utenti di disporre di strumenti avanzati, come l'accesso alla ricerca rapida della cronologia delle fatture/pagamenti dei clienti. È prevista anche l'implementazione di una funzionalità di approvvigionamento per sostituire i processi di acquisto manuali e integrarli con Advanced Financials. In questo modo si collegherà direttamente ai feed bancari, riducendo ulteriormente il lavoro di inserimento dei dati e facilitando la riconciliazione.
Una soluzione flessibile e facile da usare
La signora Lim ha elogiato la facilità di apprendimento e di utilizzo dell'interfaccia, che "è semplice e chiara, consentendo anche agli utenti che non hanno mai avuto a che fare con un software ERP di imparare e adattarsi rapidamente".
L'organizzazione ha migliorato la comunicazione con i clienti, promuovendo le offerte di formazione online. Ora ricevono le fatture con le date delle lezioni, le sedi e le informazioni sul centro, il che ha ridotto significativamente le chiamate e le e-mail dei genitori in cerca di determinate informazioni e ha migliorato la soddisfazione generale dei clienti. Piattaforma aziendale affidabile e moderna per la crescita
L'aspetto più importante è che The Learning Lab dispone ora di una versione consolidata e di un sistema finanziario di cui fidarsi. "La finanza ha sempre puntato a rendere conto di un'unica versione della verità, quindi avere informazioni accessibili al resto dei nostri stakeholder permetterà loro di collaborare con la finanza per garantire che le informazioni siano riconosciute e contabilizzate correttamente", ha detto la signora Lim.
L'implementazione di un moderno ERP basato su cloud supporta il passaggio di The Learning Lab all'orientamento ai dati e alla competitività. "L'introduzione di una soluzione con competenze nel settore dell'istruzione e che al tempo stesso offra processi aziendali efficienti ci garantisce una buona governance finanziaria e dei controlli", ha dichiarato Chan. "Il nostro obiettivo è sostenere decine di migliaia di studenti nel raggiungere il loro meglio personale attraverso una struttura educativa accuratamente progettata che alimenta il loro amore per l'apprendimento nel corso degli anni".