Education center inspires young learners to achieve their goals and builds strong financial foundation for education
12 May, 2022
Azienda
Il Laboratorio di Apprendimento
Posizione
Singapore
Industria
Gestione dell'istruzione
Prodotti
Costruttore avanzato finanziari con: gestione delle entrate differite delle immobilizzazioni contabilità interaziendale inventario e gestione degli ordini
Ascolta i nostri clienti stimati
“Abbiamo aiutato decine di migliaia di studenti a raggiungere il loro massimo personale e abbiamo coltivato un amore per l'apprendimento nel corso degli anni. Avere una soluzione ERP affidabile in atto dà ai clienti ancora più fiducia in ciò che facciamo, preparando gli studenti a raggiungere il successo ora e in futuro.“
Ying-Jian Chan
Ex Direttore Finanziario
The Learning Lab
Panoramica
Il Learning Lab è il principale centro educativo per studenti di scuola materna, primaria, secondaria e junior college in tutta Singapore. Utilizzava un insieme di pacchetti su misura e disconnessi per la fatturazione, la frequenza, la gestione dei clienti e un pacchetto contabile legacy per gestire i suoi centri educativi regionali.
Era difficile ottenere una versione unificata tra le applicazioni isolate; qualcosa che i dirigenti sapevano doveva essere aggiornato per crescere e concentrarsi nel fornire ai loro clienti le migliori soluzioni di apprendimento. Desiderando essere il centro educativo di scelta in un ambiente competitivo e creare una base finanziaria moderna e guidata dai dati, il Learning Lab ha implementato un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) progettato per l'istruzione fornito da Constructor.
Risultati chiave
Collegato applicazioni aziendali disparate in un unico sistema integrato, semplificando l'intera operazione.
Eliminato più voci di dati inclusi invii di richieste, riducendo le risorse necessarie per gestire l'organizzazione
Aumento della collaborazione tra team isolati, migliorando la comunicazione e consentendo una maggiore soddisfazione del cliente
.Ottenuto un accesso più approfondito ai dati di entrate e finanziari, migliorando il processo decisionale e la governance finanziaria.
Visibilità migliorata dell'inventario con il modulo interaziendale, aumentando l'accuratezza e la capacità di localizzare i prodotti istantaneamente nei suoi centri regionali.
Acquisito una piattaforma aziendale moderna per la crescita futura con la capacità di aggiungere nuove funzionalità e soluzioni di terze parti integrate.
Sfide
Il Learning Lab è un'organizzazione privata di arricchimento educativo con sede a Singapore, impegnata a far emergere il meglio in ogni studente. Raggiunge oltre 12.000 studenti insegnando discipline di inglese, matematica e scienze, dando agli studenti il potere di pensare oltre i confini della classe. Per anni, l'azienda si è affidata a una versione obsoleta di Microsoft Dynamics per la contabilità generale e i beni fissi, un sistema di fatturazione su misura che mancava di controlli interni, un CRM e altri software per gestire la fatturazione, la frequenza e la programmazione delle lezioni.
L'azienda utilizzava un software contabile molto obsoleto per la contabilità di base,” dice Ying-Jian Chan, ex-CFO. “Il nostro team finanziario ha capito che questo non era sostenibile dato il nostro volume e crescita e ha deciso di sostituirlo con una soluzione finanziaria con una gestione finanziaria robusta per la gestione della cassa, le richieste di spesa e gli approvvigionamenti.”
Poiché il vecchio sistema era rudimentale e non era collegato al CRM dell'azienda, il team finanziario non riceveva molti dati dei clienti con un ordine. Ad esempio, non potevano accedere a informazioni approfondite come sapere quale lezione un genitore aveva acquistato, quando la sessione sarebbe iniziata o quale materia uno studente aveva scelto. Non sapevano nemmeno quale centro lo studente avrebbe frequentato, rendendo quasi impossibile una corretta allocazione dei ricavi.
Solo pochi dei circa 500 dipendenti del Learning Lab avevano accesso al sistema finanziario, lasciando un team di inserimento dati di due persone per inserire i rapporti di spesa e altre informazioni finanziarie nel sistema. Questo compito tedioso includeva l'inserimento delle stesse informazioni transazionali in diverse applicazioni, risultando in processi più lenti e lavoro manuale non necessario.
Il sistema non era progettato per estrarre le informazioni della sessione nella fattura,” dice Shirley Lim, Direttore Finanziario del Learning Lab all'epoca. Inoltre, “Non c'era la possibilità di impostare controlli (di accesso), quindi non potevamo fornire a molti membri del team l'accesso alle informazioni di cui potrebbero aver bisogno per svolgere il loro lavoro. L'applicazione di fatturazione non aveva un programma AR, e avevamo molti problemi di convalida e riconciliazione,” ha detto.
La signora Lim aveva precedenti esperienze con gli ERP di SAP e Oracle e ha iniziato la ricerca di un ERP basato su cloud non solo con forti capacità finanziarie ma anche con la capacità di integrarsi facilmente con altre applicazioni. Inoltre, avevano bisogno di una soluzione progettata per le istituzioni educative, un sistema flessibile che comprendesse e si adattasse alla necessità di tenere il passo e tracciare le migliaia di studenti che seguono una o due delle 2.000 lezioni offerte a settimana. In breve, il Learning Lab aveva bisogno di un ERP costruito per l'educazione che offrisse un software che richiedesse minime spese per la personalizzazione.
"Avevamo bisogno di qualcosa di conveniente e flessibile. Non volevamo sentirci bloccati in una sola soluzione ma essere in grado di connettere il miglior software per le diverse funzioni di cui avevamo bisogno,” ha dichiarato Shirley Lim. Il Learning Lab voleva una soluzione pronta all'uso per la finanza che fosse facile da usare e potesse essere accessibile da uno qualsiasi dei loro centri regionali, permettendo loro di concentrarsi sulle loro offerte educative per i loro clienti.
Soluzione
Consigliato da esperti di educazione all'avanguardia, Constructor offre esperienze di apprendimento pratico e risultati reali, portando a un flusso continuo e facile da implementare di strumenti di formazione pertinenti e contenuti dal vivo per i clienti in tutto il mondo.
I dirigenti dell'azienda hanno discusso di possibili soluzioni ERP con diversi fornitori di soluzioni, esaminato i punti di forza e di debolezza di diversi, restringendo la loro lista di opzioni. Alla fine, il team ha scelto Constructor per implementare la nuova soluzione aziendale progettata per istituzioni educative e centri di apprendimento.
Benefici
Operazioni di formazione più efficaci
Il Learning Lab ha eliminato diverse posizioni precedentemente dedicate esclusivamente all'inserimento manuale dei dati tra i suoi diversi sistemi finanziari. Ogni dipendente può accedere al nuovo sistema fornito da Constructor al livello di sicurezza appropriato, semplificando il processo per il team finanziario che in precedenza gestiva una vasta gamma di compiti a causa dei controlli di accesso limitati nel vecchio sistema. Ogni dipendente ora inserisce le proprie richieste di rimborso spese nel sistema, ad esempio, piuttosto che affidarsi a una sola persona per gestire tutte le richieste e l'inserimento dei dati.
“Una gerarchia di approvazione consente ai manager di avere visibilità e autonomia,” dice il signor Chan. “Essendo basato su cloud, siamo in grado di lavorare meglio da qualsiasi luogo, in qualsiasi momento, e questa è la direzione verso cui tutto si sta dirigendo.”
Con Constructor, il Learning Lab ha una maggiore visibilità sulle operazioni dell'organizzazione, inclusa, per la prima volta, l'accesso in tempo reale alla visibilità di AR e AP.
“In precedenza dovevamo inserire manualmente la maggior parte delle transazioni nel sistema di fatturazione, ora possiamo caricare in batch informazioni in blocco in modo efficiente,” dice. “Siamo stati anche in grado di ridurre il volume del lavoro transazionale, minimizzando i compiti monotoni e consentendo al nostro team di concentrarsi su compiti a maggior valore aggiunto.”
L'architettura flessibile si integra bene sia con Microsoft Dynamics 365, che il Learning Lab utilizza per la gestione dei clienti e come Sistema Informativo Studenti, sia con Unit 4, il suo sistema HR rendendo l'intera operazione più efficiente.
In futuro, il Learning Lab prevede di creare un'interfaccia utente semplice con la sua applicazione Front Desk, che consentirà agli utenti strumenti avanzati, come l'accesso per cercare rapidamente la cronologia di fatturazione/pagamento dei clienti. Ci sono anche piani per implementare la Funzionalità di Approvvigionamento per sostituire i processi di acquisto manuali e integrarli con Advanced Financials. Questo si collegherebbe direttamente ai loro feed bancari, riducendo ulteriormente il lavoro di inserimento dati e fornendo facilità di riconciliazione.
Una soluzione flessibile e facile da usare
La signora Lim ha elogiato l'interfaccia facile da imparare e usare, che “è semplice e chiara, permettendo anche agli utenti senza precedenti esperienze con software ERP di imparare e adattarsi rapidamente.”
L'organizzazione ha migliorato la comunicazione con i suoi clienti, avanzando le sue offerte di apprendimento online. Ora ricevono fatture con date delle lezioni, luoghi e informazioni sui centri, il che ha ridotto significativamente le chiamate e le email da parte dei genitori in cerca di determinate informazioni e ha migliorato la soddisfazione complessiva dei clienti. Piattaforma Aziendale Affidabile e Moderna per la Crescita
La cosa più importante, il Learning Lab ora ha una versione consolidata e un sistema finanziario di cui può fidarsi. “La finanza ha sempre mirato a rappresentare quella versione unica della verità, quindi avere informazioni accessibili al resto dei nostri stakeholder permetterà loro di lavorare insieme alla finanza per garantire che le informazioni siano correttamente riconosciute e contabilizzate,” ha detto la signora Lim.
L'implementazione di un ERP moderno basato su cloud supporta il passaggio del Learning Lab a essere guidato dai dati e a rimanere competitivo. “Mettere in atto una soluzione con competenza nel campo dell'istruzione che offra contemporaneamente processi aziendali efficienti garantisce che abbiamo una buona governance finanziaria e controlli in atto,” dice il signor Chan. “Il nostro obiettivo è supportare decine di migliaia di studenti nel raggiungere il loro meglio personale attraverso una struttura educativa attentamente progettata che nutre il loro amore per l'apprendimento nel corso degli anni.”
