Education center inspires young learners to achieve their goals and builds strong financial foundation for education
12 May, 2022
Entreprise
Le laboratoire d'apprentissage
Emplacement
Singapour
Industrie
Gestion de l'éducation
Produits
Fonctionnalités financières avancées de Constructor : immobilisations, gestion des produits constatés d’avance, comptabilité intersociétés, stocks et gestion des commandes.
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« Nous avons aidé des dizaines de milliers d’étudiants à atteindre leur meilleur niveau et avons, au fil des années, cultivé le goût d’apprendre. Disposer d’une solution ERP fiable renforce encore la confiance de nos clients dans ce que nous faisons, en préparant les étudiants à réussir aujourd’hui et à l’avenir. »
Ying-Jian Chan
Ancien directeur financier
The Learning Lab
Aperçu
The Learning Lab est le centre d'enseignement de premier plan pour les élèves de la maternelle, du primaire, du secondaire et du préuniversitaire dans tout Singapour. Elle utilisait un ensemble de solutions sur mesure, non intégrées, pour la facturation, le suivi des présences, la gestion de la relation client, ainsi qu'un ancien progiciel comptable pour exploiter ses centres d'enseignement régionaux.
Il était difficile d'obtenir une version unique et consolidée au sein d'applications cloisonnées. Les dirigeants savaient qu'il fallait moderniser la situation afin de se développer et de se concentrer sur la fourniture à leurs clients des meilleures solutions d'apprentissage. Souhaitant être le centre d'enseignement de choix dans un environnement concurrentiel et créer une base financière moderne, pilotée par les données, The Learning Lab a déployé un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) conçu pour le secteur de l'éducation, fourni par Constructor.
Résultats clés
Connexion d'applications métier disparates en un système intégré unique, rationalisant l'ensemble des opérations
Élimination de plusieurs saisies de données, y compris les soumissions de réclamations, réduisant les ressources nécessaires au fonctionnement de l'organisation
Une collaboration accrue entre des équipes cloisonnées, améliorant la communication et permettant une plus grande satisfaction client
Obtention d'un accès plus approfondi aux données relatives aux revenus et aux finances, permettant d'améliorer la prise de décision et la gouvernance financière
Amélioration de la visibilité des stocks grâce au module intersociétés, ce qui augmente la précision et la capacité à localiser instantanément les produits dans l’ensemble de ses centres régionaux
Acquisition d'une plateforme d'entreprise moderne pour soutenir la croissance future, avec la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et des solutions tierces intégrées
Défis
The Learning Lab est une organisation privée d’enrichissement éducatif basée à Singapour, déterminée à faire ressortir le meilleur de chaque élève. Elle touche plus de 12 000 élèves en enseignant l’anglais, les mathématiques et les sciences, et donne aux élèves les moyens de penser au‑delà des limites de la salle de classe. Pendant des années, l’entreprise s’est appuyée sur une version obsolète de Microsoft Dynamics pour la comptabilité générale et les immobilisations, un système de facturation sur mesure dépourvu de contrôles internes, un CRM, ainsi que d’autres logiciels pour gérer sa facturation, la gestion des présences et la planification des cours.
« L’entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très obsolète pour la tenue de livres de base », explique Ying-Jian Chan, ancien directeur financier. « Notre équipe finance a compris que cela n’était pas tenable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière offrant une gestion robuste de la trésorerie, des notes de frais et des achats. »
Comme l’ancien système était rudimentaire et n’était pas relié au CRM de l’entreprise, l’équipe financière ne recevait pas beaucoup de données clients avec une commande. Par exemple, elle ne pouvait pas accéder à des informations utiles comme savoir quelle leçon un parent avait achetée, quand la session commencerait ou quelle matière un élève avait choisie. Elle ne savait pas non plus dans quel centre l’élève se rendrait, rendant une ventilation correcte des revenus presque impossible.
Seuls quelques-uns des quelque 500 employés de The Learning Lab avaient accès au système financier, laissant une équipe de saisie de deux personnes pour entrer les notes de frais et d’autres informations financières dans le système. Cette tâche fastidieuse consistait à saisir les mêmes informations transactionnelles dans différentes applications, ce qui entraînait des processus plus lents et un travail manuel inutile.
« Le système n’était pas conçu pour récupérer les informations de session dans la facture », explique Shirley Lim, alors directrice financière de The Learning Lab. « De plus, il n’y avait aucune possibilité de définir des contrôles d’accès, si bien que nous ne pouvions pas donner à de nombreux membres de l’équipe l’accès aux informations dont ils avaient besoin pour faire leur travail. L’application de facturation ne disposait pas d’un échéancier des comptes clients (AR), et nous avions beaucoup de problèmes de validation et de rapprochement », a-t-elle ajouté.
Mme Lim avait déjà de l’expérience avec des ERP de SAP et d’Oracle et a lancé la recherche d’un ERP cloud non seulement doté de solides fonctionnalités financières, mais aussi capable de s’intégrer facilement à d’autres applications. En outre, ils avaient besoin d’une solution conçue pour les établissements d’enseignement, un système flexible qui comprenne et s’adapte à la nécessité de suivre les milliers d’élèves inscrits à un ou deux des 2 000 cours proposés chaque semaine. En bref, The Learning Lad avait besoin d’un ERP conçu pour l’éducation, offrant un logiciel nécessitant un minimum de dépenses de personnalisation.
« Nous avions besoin de quelque chose d’abordable et de flexible. Nous ne voulions pas nous sentir prisonniers d’une seule solution, mais pouvoir connecter les meilleurs logiciels du marché pour les différentes fonctions dont nous avions besoin », a déclaré Shirley Lim. The Learning Lab souhaitait une solution prête à l’emploi pour la finance, facile à utiliser et accessible depuis n’importe lequel de ses centres régionaux, lui permettant de se concentrer sur ses offres éducatives pour ses clients.
Solution
Guidé par des experts de l'éducation de pointe, Constructor propose des expériences d'apprentissage pratiques et des résultats concrets, générant un flux continu et facile à déployer d'outils de formation pertinents et de contenus en direct pour des clients dans le monde entier.
Les dirigeants de l'entreprise ont discuté de possibles solutions ERP avec plusieurs fournisseurs de solutions, ont examiné les forces et les faiblesses de chacune, ce qui a permis de restreindre leur liste d'options. Au final, l'équipe a choisi Constructor pour mettre en œuvre la nouvelle solution métier conçue pour les établissements d'enseignement et les centres de formation.
Avantages
Des opérations de formation plus efficaces
The Learning Lab a supprimé plusieurs postes auparavant entièrement dédiés à la saisie manuelle de données entre ses différents systèmes financiers. Chaque employé peut accéder au nouveau système fourni par Constructor au niveau de sécurité approprié, rationalisant ainsi le processus pour l’équipe finance, qui s’occupait auparavant d’un large éventail de tâches en raison des contrôles d’accès limités de l’ancien système. Chaque employé saisit désormais ses propres notes de frais dans le système, par exemple, au lieu de compter sur une seule personne pour gérer toutes les demandes et la saisie des données.
« Une hiérarchie d’approbation donne aux managers visibilité et autonomie », déclare M. Chan. « Étant dans le cloud, nous sommes mieux à même de travailler de n’importe où, à tout moment, et c’est vers cela que tout le monde se dirige. »
Avec Constructor, The Learning Lab bénéficie d’une meilleure visibilité sur les opérations de l’organisation, y compris, pour la première fois, un accès en temps réel aux comptes clients (AR) et aux comptes fournisseurs (AP).
« Auparavant, nous devions saisir manuellement la plupart des transactions dans le système de facturation ; désormais, nous pouvons importer en lot des volumes d’informations de manière efficace », dit-il. « Nous avons également pu réduire le volume de travail transactionnel, en minimisant les tâches routinières et en permettant à notre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. »
L’architecture flexible s’intègre bien à Microsoft Dynamics 365, que The Learning Lab utilise pour la gestion des clients et comme système d’information des étudiants, ainsi qu’à Unit 4, son système RH, rendant l’ensemble de l’opération plus efficace.
À l’avenir, The Learning Lab prévoit de créer une interface utilisateur simple avec son application Front Desk, qui offrira aux utilisateurs des outils avancés, tels que l’accès à une recherche rapide de l’historique de facturation et de paiement des clients. Il est également prévu de mettre en œuvre des fonctionnalités d’approvisionnement afin de remplacer les processus d’achat manuels et de les intégrer à Advanced Financials. Cela se connecterait directement à leurs flux bancaires, réduisant encore le travail de saisie et facilitant les rapprochements.
Une solution flexible et facile à utiliser
Mme Lim a salué l’interface facile à apprendre et à utiliser, qui « est simple et claire, permettant même aux utilisateurs n’ayant aucune expérience préalable des logiciels ERP d’apprendre et de s’adapter rapidement ».
L’organisation a amélioré la communication avec ses clients, faisant progresser ses offres d’apprentissage en ligne. Ils reçoivent désormais des factures avec les dates de cours, les lieux et les informations sur les centres, ce qui a considérablement réduit les appels et les e‑mails de parents à la recherche de certaines informations et amélioré la satisfaction globale des clients. Plateforme d’entreprise moderne et fiable pour la croissance
Avant tout, The Learning Lab dispose désormais d’une version unifiée et d’un système financier auquel il peut faire confiance. « La fonction Finance a toujours visé cette “version unique de la vérité”, de sorte que le fait de rendre l’information accessible au reste de nos parties prenantes leur permettra de collaborer avec la Finance pour veiller à ce que les informations soient correctement reconnues et comptabilisées », a déclaré Mme Lim.
La mise en œuvre d’un ERP moderne basé sur le cloud soutient l’évolution de The Learning Lab vers une approche pilotée par les données et sa capacité à rester compétitif. « Déployer une solution experte dans le domaine de l’éducation, qui offre simultanément des processus métiers efficaces, garantit que nous disposons d’une bonne gouvernance et de bons contrôles financiers », déclare M. Chan. « Notre objectif est de soutenir des dizaines de milliers d’étudiants pour qu’ils atteignent leur meilleur niveau personnel grâce à une structure éducative soigneusement conçue qui nourrit leur amour de l’apprentissage au fil des années. »
