The Learning Lab est le principal centre d'éducation pour les élèves des écoles maternelles, primaires, secondaires et supérieures de Singapour. Pour gérer ses centres éducatifs régionaux, il utilisait un ensemble de progiciels sur mesure déconnectés les uns des autres pour la facturation, l'assiduité, la gestion des clients, ainsi qu'un ancien progiciel de comptabilité.
Il était difficile d'obtenir une version unifiée de ces applications cloisonnées ; les dirigeants savaient qu'une mise à jour s'imposait pour assurer la croissance et se concentrer sur la fourniture des meilleures solutions d'apprentissage à leurs clients. Désireux d'être le centre éducatif de choix dans un environnement compétitif et de créer une base financière moderne, basée sur des données, The Learning Lab a déployé un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) conçu pour l'éducation dispensée par Constructor.
- Connexion d'applications commerciales disparates en un seul système intégré, ce qui a permis de rationaliser l'ensemble des opérations.
- Élimination des saisies multiples de données, y compris les demandes de remboursement, ce qui a permis de réduire les ressources nécessaires au fonctionnement de l'organisation.
- Amélioration de la collaboration entre les équipes cloisonnées, de la communication et de la satisfaction des clients.
- Accès plus approfondi aux données financières et de revenus, ce qui améliore la prise de décision et la gouvernance financière.
- Amélioration de la visibilité des stocks grâce au module interentreprises, ce qui a permis d'accroître la précision et la capacité à localiser instantanément les produits dans tous les centres régionaux.
- Acquisition d'une plate-forme commerciale moderne pour la croissance future, avec la possibilité d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et des solutions tierces intégrées.
The Learning Lab est une organisation privée d'enrichissement de l'éducation basée à Singapour qui s'engage à faire ressortir le meilleur de chaque élève. Il touche plus de 12 000 élèves en leur enseignant l'anglais, les mathématiques et les sciences, en leur donnant les moyens de penser au-delà des limites de la salle de classe. Pendant des années, l'entreprise s'est appuyée sur une version obsolète de Microsoft Dynamics pour les comptes généraux et les immobilisations, sur un système de facturation sur mesure dépourvu de contrôles internes, sur un CRM et sur d'autres logiciels pour gérer la facturation, l'assiduité et la programmation des cours.
L'entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très obsolète pour la tenue des comptes de base", explique Ying-Jian Chan, ex-CFO. "Notre équipe financière a réalisé que ce n'était pas viable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière robuste pour la gestion de la trésorerie, les notes de frais et l'approvisionnement".
Comme l'ancien système était rudimentaire et n'était pas connecté au CRM de l'entreprise, l'équipe financière ne recevait pas beaucoup de données sur les clients lors d'une commande. Par exemple, elle ne pouvait pas accéder à des informations pertinentes telles que la leçon achetée par un parent, l'heure de début de la session ou la matière choisie par l'élève. Ils ne savaient pas non plus quel centre l'élève allait fréquenter, ce qui rendait presque impossible une répartition correcte des recettes.
Seuls quelques-uns des quelque 500 employés du Learning Lab avaient accès au système financier, laissant à une équipe de deux personnes le soin de saisir les notes de frais et autres informations financières dans le système. Cette tâche fastidieuse consistait à saisir les mêmes informations transactionnelles dans différentes applications, ce qui ralentissait les processus et entraînait un travail manuel inutile.
Le système n'était pas conçu pour intégrer les informations relatives à la session dans la facture", explique Shirley Lim, directrice des finances du Learning Lab à l'époque. En outre, "il n'était pas possible de définir des contrôles (d'accès), de sorte que nous ne pouvions pas permettre à un grand nombre de membres de l'équipe d'accéder aux informations dont ils auraient pu avoir besoin pour faire leur travail". L'application de facturation ne disposait pas d'un calendrier d'exécution, et nous avions de nombreux problèmes de validation et de réconciliation", a-t-elle déclaré.
Mme Lim avait déjà utilisé des ERP de SAP et d'Oracle et s'est mise à la recherche d'un ERP basé sur le cloud, non seulement avec des données financières solides, mais aussi avec la capacité de s'intégrer facilement à d'autres applications. En outre, il fallait une solution conçue pour les établissements d'enseignement, un système flexible qui comprenne et s'adapte à la nécessité de suivre les milliers d'étudiants qui suivent un ou deux des 2 000 cours proposés chaque semaine. En bref, The Learning Lad avait besoin d'un ERP conçu pour l'éducation, proposant un logiciel qui offrait un minimum de personnalisation coûteuse.
"Nous avions besoin de quelque chose d'abordable et de flexible. Nous ne voulions pas nous sentir enfermés dans une seule solution, mais pouvoir connecter les meilleurs logiciels pour les différentes fonctions dont nous avions besoin", a déclaré Shirley Lim. Le Learning Lab voulait une solution financière prête à l'emploi, facile à utiliser et accessible depuis n'importe lequel de ses centres régionaux, ce qui lui permettait de se concentrer sur les offres de formation destinées à ses clients.
Conseillé par des experts en éducation de pointe, Constructor offre des expériences d'apprentissage pratiques et des résultats réels, ce qui permet d'obtenir un flux continu et facile à mettre en œuvre d'outils de formation pertinents et de contenu en direct pour les clients du monde entier.
Les dirigeants de l'entreprise ont discuté des solutions ERP possibles avec plusieurs fournisseurs de solutions, ont examiné les forces et les faiblesses de plusieurs d'entre eux, réduisant ainsi leur liste d'options. Finalement, l'équipe a choisi Constructor pour mettre en œuvre la nouvelle solution commerciale conçue pour les établissements d'enseignement et les centres d'apprentissage.
Des opérations de formation plus efficaces
Le Learning Lab a supprimé plusieurs postes auparavant consacrés uniquement à la saisie manuelle des données entre ses différents systèmes financiers. Chaque employé peut accéder au nouveau système fourni par Constructor au niveau de sécurité approprié, ce qui simplifie le processus pour l'équipe financière qui gérait auparavant une grande variété de tâches en raison des contrôles d'accès limités de l'ancien système. Chaque employé saisit désormais ses propres notes de frais dans le système, par exemple, au lieu de confier à une seule personne la gestion de toutes les notes de frais et la saisie des données.
"Une hiérarchie d'approbation permet aux responsables d'avoir de la visibilité et de l'autonomie", explique M. Chan. "Comme le système est basé sur le cloud, nous sommes mieux à même de travailler de n'importe où, à n'importe quel moment, et c'est dans cette direction que tout se dirige."
Avec Constructor, The Learning Lab dispose d'une plus grande visibilité sur les opérations de l'organisation, y compris, pour la première fois, d'un accès en temps réel à la visibilité des comptes fournisseurs et des comptes d'exploitation.
"Auparavant, nous devions saisir manuellement la plupart des transactions dans le système de facturation, alors qu'aujourd'hui, nous pouvons télécharger des informations en masse de manière efficace", explique-t-il. "Nous avons également pu réduire le volume de travail transactionnel, en minimisant les tâches banales et en permettant à notre équipe de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée."
L'architecture flexible s'intègre bien à la fois à Microsoft Dynamics 365, que The Learning Lab utilise pour la gestion des clients et comme système d'information sur les étudiants, ainsi qu'à Unit 4, son système de ressources humaines, ce qui rend l'ensemble des opérations plus efficaces.
À l'avenir, The Learning Lab prévoit de créer une interface utilisateur simple avec son application Front Desk, qui permettra aux utilisateurs de disposer d'outils avancés, tels que l'accès à la recherche rapide de l'historique de facturation/paiement des clients. Il est également prévu de mettre en œuvre la fonctionnalité d'approvisionnement pour remplacer les processus d'achat manuels et les intégrer à Advanced Financials. Ce dernier sera directement relié aux flux bancaires, ce qui réduira encore le travail de saisie des données et facilitera les rapprochements.
Une solution flexible et facile à utiliser
Mme Lim a fait l'éloge de l'interface facile à apprendre et à utiliser, qui "est simple et claire, permettant même aux utilisateurs n'ayant jamais été confrontés à un logiciel ERP d'apprendre et de s'adapter rapidement".
L'organisation a amélioré la communication avec ses clients, en développant ses offres de formation en ligne. Ils reçoivent désormais des factures avec les dates des cours, les lieux et les informations sur les centres, ce qui a permis de réduire considérablement les appels et les courriels des parents à la recherche de certaines informations et d'améliorer la satisfaction globale des clients. Une plateforme commerciale fiable et moderne pour la croissance
Plus important encore, The Learning Lab dispose désormais d'une version consolidée et d'un système financier auquel il peut faire confiance. "Les finances ont toujours cherché à rendre compte de cette seule version de la vérité. Le fait que les informations soient accessibles au reste de nos parties prenantes leur permettra de collaborer avec les finances pour s'assurer que les informations sont correctement reconnues et comptabilisées", a déclaré Mme Lim.
La mise en œuvre d'un ERP moderne basé sur le cloud soutient la démarche de The Learning Lab pour être axé sur les données et rester compétitif. "La mise en place d'une solution experte dans le domaine de l'éducation et offrant en même temps des processus commerciaux efficaces garantit que nous disposons d'une bonne gouvernance financière et de contrôles en place", déclare M. Chan. "Notre objectif est d'aider des dizaines de milliers d'étudiants à atteindre le meilleur d'eux-mêmes grâce à une structure éducative soigneusement conçue qui nourrit leur amour de l'apprentissage au fil des ans."