Bildungszentrum inspiriert junge Lernende, ihre Ziele zu erreichen, und schafft eine solide finanzielle Grundlage für die Ausbildung
12 May, 2022
Unternehmen
The Learning Lab
Standort
Singapur
Branche
Bildungsmanagement
Produkte
Erweiterte Finanzfunktionen von Constructor: Anlagevermögen, Verwaltung abgegrenzter Erlöse, Intercompany-Buchhaltung, Lagerbestand und Auftragsverwaltung
Das sagen unsere Kunden
«Wir haben Zehntausenden von Schülerinnen und Schülern geholfen, ihr persönliches Bestes zu erreichen, und über die Jahre ihre Freude am Lernen gefördert. Eine zuverlässige ERP-Lösung gibt unseren Kundinnen und Kunden noch mehr Vertrauen in unsere Arbeit und bereitet die Lernenden auf den Erfolg von heute und morgen vor.»
Ying-Jian Chan
Ehemaliger Chief Financial Officer
The Learning Lab
Überblick
The Learning Lab ist das führende Bildungszentrum für Kinder im Vorschulalter sowie für Schülerinnen und Schüler der Primar- und Sekundarstufe und des Junior College in ganz Singapur. Für den Betrieb seiner regionalen Bildungszentren nutzte es eine Reihe voneinander getrennter Individuallösungen für Rechnungsstellung, Anwesenheit und Kundenverwaltung sowie eine veraltete Buchhaltungssoftware.
Mit den isolierten Anwendungen war eine einheitliche, konsolidierte Datenbasis kaum zu erreichen. Der Geschäftsleitung war klar, dass sich das ändern musste, um zu wachsen und sich darauf zu konzentrieren, den Kundinnen und Kunden die besten Lernlösungen zu bieten. Um im Wettbewerb das bevorzugte Bildungszentrum zu sein und eine moderne, datengestützte finanzielle Grundlage zu schaffen, führte The Learning Lab ein für den Bildungsbereich konzipiertes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) von Constructor ein.
Wichtigste Ergebnisse
Verstreute Geschäftsanwendungen in einem integrierten System zusammengeführt und so den gesamten Betrieb vereinfacht
Mehrfache Dateneingaben, auch bei Spesenabrechnungen, abgeschafft und so den Ressourcenbedarf der Organisation gesenkt
Die Zusammenarbeit zwischen isolierten Teams gestärkt, die Kommunikation verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht
Tieferen Zugang zu Umsatz- und Finanzdaten erhalten und so Entscheidungsfindung und Finanzsteuerung verbessert
Mit dem Intercompany-Modul bessere Übersicht über den Lagerbestand gewonnen: genauere Daten und Produkte, die sich in allen regionalen Zentren sofort finden lassen
Eine moderne Geschäftsplattform für künftiges Wachstum geschaffen, die sich um neue Funktionen und integrierte Drittanbieterlösungen erweitern lässt
Herausforderungen
The Learning Lab ist eine private Bildungsorganisation für Förder- und Zusatzunterricht mit Sitz in Singapur, die das Beste aus allen Lernenden herausholen will. Sie unterrichtet über 12'000 Schülerinnen und Schüler in Englisch, Mathematik und Naturwissenschaften und ermutigt sie, über die Grenzen des Klassenzimmers hinaus zu denken. Jahrelang setzte das Unternehmen auf eine veraltete Version von Microsoft Dynamics für Hauptbuch und Anlagevermögen, ein individuell entwickeltes Abrechnungssystem ohne interne Kontrollen, ein CRM sowie weitere Software für Rechnungsstellung, Anwesenheit und Stundenplanung.
«Das Unternehmen nutzte für die einfache Buchhaltung eine sehr veraltete Software», sagt Ying-Jian Chan, ehemaliger CFO. «Unser Finanzteam erkannte, dass das bei unserem Volumen und Wachstum nicht tragbar war, und wollte sie durch eine Finanzlösung mit solidem Finanzmanagement für Liquidität, Spesenabrechnungen und Beschaffung ersetzen.»
Da das alte System rudimentär und nicht mit dem CRM des Unternehmens verbunden war, erhielt das Finanzteam mit einer Bestellung kaum Kundendaten. So wusste es zum Beispiel nicht, welche Lektion Eltern gekauft hatten, wann der Kurs beginnen würde oder welches Fach ein Kind gewählt hatte. Auch war unklar, welches Zentrum die Schülerin oder der Schüler besuchen würde, was eine korrekte Zuordnung der Erlöse nahezu unmöglich machte.
Nur wenige der rund 500 Mitarbeitenden von The Learning Lab hatten Zugriff auf das Finanzsystem, sodass ein zweiköpfiges Team Spesenabrechnungen und andere Finanzdaten erfassen musste. Bei dieser mühsamen Arbeit wurden dieselben Transaktionsdaten in verschiedene Anwendungen eingegeben, was die Prozesse verlangsamte und unnötige Handarbeit verursachte.
«Das System war nicht dafür ausgelegt, die Kursinformationen in die Rechnung zu übernehmen», sagt Shirley Lim, damals Finance Director von The Learning Lab. Zudem «konnten wir keine (Zugriffs-)Kontrollen einrichten und deshalb nur wenigen Teammitgliedern Zugriff auf Informationen geben, die sie für ihre Arbeit brauchten. Die Abrechnungsanwendung hatte keine Debitorenübersicht, und wir hatten viele Probleme bei Prüfung und Abstimmung», sagte sie.
Frau Lim hatte bereits Erfahrung mit ERP-Systemen von SAP und Oracle und suchte ein Cloud-ERP, das nicht nur starke Finanzfunktionen bietet, sondern sich auch einfach mit anderen Anwendungen integrieren lässt. Ausserdem brauchte das Unternehmen eine Lösung für Bildungseinrichtungen: ein flexibles System, das Tausende von Lernenden in einem oder zwei der 2'000 wöchentlich angebotenen Kurse zuverlässig erfasst. Kurz: The Learning Lab benötigte ein ERP für den Bildungsbereich, das nur minimale und kostengünstige Anpassungen erfordert.
«Wir brauchten etwas Bezahlbares und Flexibles. Wir wollten uns nicht an eine einzige Lösung binden, sondern für die verschiedenen Funktionen die jeweils beste Software verbinden können», erklärte Shirley Lim. The Learning Lab wollte eine sofort einsatzbereite Finanzlösung, die einfach zu bedienen und von allen regionalen Zentren aus erreichbar ist, damit es sich auf sein Bildungsangebot konzentrieren kann.
Lösung
Beraten von führenden Bildungsexpertinnen und -experten bietet Constructor praxisnahe Lernerlebnisse und echte Ergebnisse – mit einem stetigen, einfach einführbaren Angebot an relevanten Schulungswerkzeugen und Live-Inhalten für Kundinnen und Kunden weltweit.
Die Geschäftsleitung besprach mögliche ERP-Lösungen mit mehreren Anbietern, prüfte deren Stärken und Schwächen und grenzte die Auswahl schrittweise ein. Schliesslich entschied sich das Team für Constructor, um die neue, für Bildungseinrichtungen und Lernzentren konzipierte Geschäftslösung einzuführen.
Vorteile
Effizientere Abläufe im Schulungsbetrieb
The Learning Lab konnte mehrere Stellen abbauen, die zuvor ausschliesslich mit der manuellen Datenübertragung zwischen den verschiedenen Finanzsystemen beschäftigt waren. Alle Mitarbeitenden haben mit der passenden Sicherheitsstufe Zugriff auf das neue System von Constructor. Das entlastet das Finanzteam, das wegen der eingeschränkten Zugriffskontrollen im alten System zuvor viele verschiedene Aufgaben übernehmen musste. So erfassen heute zum Beispiel alle Mitarbeitenden ihre Spesen selbst im System, statt dass eine einzige Person alle Abrechnungen und Dateneingaben erledigt.
«Eine Freigabehierarchie gibt den Vorgesetzten Transparenz und Eigenständigkeit», sagt Herr Chan. «Dank der Cloud können wir besser von überall und jederzeit arbeiten – und genau in diese Richtung geht alles.»
Mit Constructor hat The Learning Lab einen besseren Einblick in die Abläufe der Organisation und erstmals Debitoren und Kreditoren in Echtzeit im Blick.
«Früher mussten wir die meisten Transaktionen von Hand ins Abrechnungssystem eingeben, heute können wir grosse Datenmengen effizient als Stapel hochladen», sagt er. «Ausserdem konnten wir den Transaktionsaufwand senken und Routinearbeiten reduzieren, sodass sich unser Team auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren kann.»
Die flexible Architektur lässt sich gut mit Microsoft Dynamics 365 integrieren, das The Learning Lab für die Kundenverwaltung und als Schülerinformationssystem nutzt, ebenso mit Unit 4, dem HR-System – das macht den gesamten Betrieb effizienter.
Künftig plant The Learning Lab eine einfache Benutzeroberfläche mit seiner Front-Desk-Anwendung, die erweiterte Werkzeuge bietet, etwa die schnelle Suche in der Rechnungs- und Zahlungshistorie von Kundinnen und Kunden. Zudem soll eine Beschaffungsfunktion manuelle Einkaufsprozesse ersetzen und mit Advanced Financials verbunden werden. Diese würde direkt an die Bankdaten angebunden, was die Dateneingabe weiter reduziert und die Abstimmung erleichtert.
Eine flexible, benutzerfreundliche Lösung
Frau Lim lobte die leicht erlernbare und einfach zu bedienende Oberfläche, die «einfach und klar ist, sodass auch Personen ohne ERP-Erfahrung schnell lernen und sich zurechtfinden».
Die Organisation verbesserte die Kommunikation mit ihren Kundinnen und Kunden und baute ihr Online-Lernangebot aus. Diese erhalten nun Rechnungen mit Kursdaten, Standorten und Angaben zum Zentrum. Das hat Anrufe und E-Mails von Eltern, die solche Informationen suchten, deutlich reduziert und die Kundenzufriedenheit insgesamt verbessert. Zuverlässige, moderne Geschäftsplattform für Wachstum
Vor allem verfügt The Learning Lab nun über eine konsolidierte Datenbasis und ein Finanzsystem, dem es vertrauen kann. «Die Finanzabteilung hat immer eine einzige Version der Wahrheit angestrebt. Wenn die Informationen auch den übrigen Beteiligten zugänglich sind, können sie gemeinsam mit der Finanzabteilung dafür sorgen, dass alles korrekt erfasst und verbucht wird», sagte Frau Lim.
Das moderne Cloud-ERP unterstützt The Learning Lab dabei, datengestützt zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben. «Eine Lösung mit Fachwissen im Bildungsbereich, die zugleich effiziente Geschäftsprozesse bietet, sorgt dafür, dass wir eine gute finanzielle Governance und wirksame Kontrollen haben», sagt Herr Chan. «Unser Ziel ist es, Zehntausende von Lernenden mit einer sorgfältig gestalteten Bildungsstruktur dabei zu unterstützen, ihr persönliches Bestes zu erreichen, und über die Jahre ihre Freude am Lernen zu fördern.»
